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法律研究獲取資源需謹慎
許多專案經理都深知在正確的時間獲取正確資源的痛苦。而且，當需要大量資源時，問題會成倍增加。甚至在某些情況下，由於資源短缺，專案會延誤，經理們不得不面對客戶的責難。因此，透過準確評估專案的範圍來估計完成工作所需的資源數量，從而重視資源規劃非常重要。
儘管許多公司擁有專門的資源池，這為直接從中獲取所需資源提供了機會。但這並非所有公司都一樣，可能沒有資源池，或者資源池中的資源很少。在這種組織中，專案經理必須四處奔走，敲開各個部門的大門，以內部獲取所需的資源。當它是一個矩陣式組織時，問題會更加嚴重，部門主管對在其手下工作的資源擁有完全的權力。
專案何時需要額外資源？
最初，專案開始時只有少數預先分配的核心成員，但在規劃階段之後，需要更多資源來開展專案工作。根據專案的規模和預算，所需資源的數量可能會有很大差異。
讓我們討論專案中需要額外資源的情況。
- 通常，在啟動階段，一些成員參與專案的規劃和設計活動。但是，一旦工作分解結構 (WBS) 準備就緒並且工作活動得到估算，就會產生對額外資源的需求來開展這些活動。基於該數字，他們開始內部和外部招聘資源的過程，以組建專案團隊。
- 有時，由於各種情況，現有團隊無法在現有資源下完成期限。然後需要應用進度壓縮技術來加快工作進度。快速跟蹤技術需要向團隊注入更多資源以加快工作進度。
- 此外，當一些資源離開團隊或需要特別熟練的資源時，專案中需要尋找新的資源。但在這些情況下，經理通常有足夠的時間來獲取所需的資源。
在新增所需資源時，您需要仔細處理與此相關的風險。
額外資源的一些風險
- 新增資源的經驗應與專案需求相匹配，否則會導致低質量的工作。
- 所需知識和技能應與專案所需技能相當。
- 需要謹慎管理專案的預算，因為增加資源會增加專案的成本。
- 還需要有效分配工作以避免重複。
正如我們所討論的，在需要時擁有額外資源至關重要。但是資源獲取並非易事，尤其是在矩陣式組織中，恰當的談判是獲取所需資源數量的關鍵。
談判的技巧——關鍵作用
談判是有效討價還價以根據需求獲得所需資源的技巧。談判的程度取決於具體情況。
在矩陣式組織中，您必須與職能經理協商，而在其他情況下，您可能需要與您的贊助商協商。
讓我們討論一下，作為專案經理，您需要與誰談判。
職能經理 –對於矩陣式組織，您需要與職能經理協商。討論資源數量以及他們在您的專案中將利用這些資源的時間段。獲得批准，授權資源在您的專案中工作，直到他們從責任中釋放出來。
- 外部顧問 –根據您組織的流程，專案經理可能不會直接參與外部顧問。許多組織都指定了人力資源團隊來處理各種供應商、供貨商和承包商，以僱用外部資源。在某些情況下，人力資源團隊會直接從市場上招聘外部資源。
- 專案經理 –有時您無法從資源池中獲得所需的資源，但其他專案中有一些資源佔用率較低。在這種情況下，您需要與其他專案經理協商以獲取資源。
選擇合適的候選人
選擇合適的候選人是需要完成的關鍵任務之一。該決定對專案的成功有很大影響；一些錯誤的選擇可能會使您的專案面臨風險。在為專案選擇資源時，需要考慮許多重要標準。
讓我們討論在選擇資源時需要格外注意的這些標準。
- 成本 –在繼續決策表之前，請了解您的專案預算。新增資源的成本不應超過估計預算。您需要根據經驗水平調整分配給各種資源的預算。
- 可用性 –在選擇候選人之前，請檢查加入專案的日期。根據您的要求，應接受加入日期。此外，在資源開展實際工作之前，請為培訓和知識轉移保留緩衝時間。
- 經驗 –確保資源的經驗水平與專案的需要相符。經驗不足的候選人在需要時可能無法展示所需的勝任力。
- 知識和技能 –另一個重要因素是確保資源擁有專案所需的知識和技能。您可能更喜歡那些在相同型別的專案或工具中擁有先前工作經驗的資源。
- 態度 –行為評估是資源選擇中的另一個重要因素。新增資源不應擾亂團隊的運作。他們應該與團隊緊密合作，堅定地相信團隊合作。
除了上述標準之外，您在選擇候選人時還可以考慮其他一些因素。您可能需要一些擁有現場工作知識和經驗的資源。此外，根據需要尋找在任何特定工具方面擁有經驗的候選人。
一旦選擇好資源，請密切關注整個過程，直到他們加入團隊。在很多情況下，最終確定的候選人會在最後一刻改變加入團隊的計劃，這肯定會影響您正在進行的專案工作。
有時，您可能無法獲得足夠數量的實際可用於與現有團隊一起工作的資源。在這種情況下，您可以從另一個位置獲得虛擬資源。電子郵件、電話、視訊通話、網路會議等最新通訊技術使您可以輕鬆管理虛擬團隊。如今，許多公司更願意讓員工在家中舒適地工作。
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