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法律研究獲取資源 – 最佳實踐！
許多專案經理都知道在正確的時間獲取正確資源的痛苦。而且，當需要大量資源時，問題會成倍增加。甚至在某些情況下，由於資源短缺，專案會延遲，經理們不得不面對客戶的指責。因此，透過準確評估專案的範圍來估計完成工作所需的資源數量，從而對資源計劃給予適當的關注非常重要。
儘管許多公司擁有專門的資源池，這為直接從中獲取所需資源提供了機會。但並非所有公司都是如此，可能沒有資源池或池中資源很少。在這種組織中，專案經理必須四處奔走，敲開各個部門的大門，以在內部獲取所需的資源。當組織採用矩陣式結構時，問題會更加嚴重，因為部門負責人對其下屬的資源擁有完全的控制權。
專案何時需要額外資源？
最初，專案開始時只有少數預先分配的核心成員，但在計劃階段之後，需要更多資源來執行專案工作。根據專案的規模和預算，所需資源的數量可能會有很大差異。
讓我們討論一下專案中需要額外資源的情況。
- 通常，在啟動階段，一些成員參與專案的計劃和設計活動。但是，一旦工作分解結構 (WBS) 準備就緒並估算了工作活動，就會出現對額外資源的需求，以開展這些活動。根據該資料，他們開始進行資源招聘流程，以在內部和外部獲取所需數量的資源，以組建專案團隊。
- 有時，由於各種原因，現有團隊無法在現有資源的情況下按時完成任務。然後需要應用進度壓縮技術來加快工作進度。快速跟蹤技術需要向團隊注入更多資源來加快工作速度。
- 此外，當一些資源離開團隊或出現對特定技能資源的需求時，專案中需要尋找新的資源。但在這些情況下，經理通常有足夠的時間來獲取所需的資源。
在新增所需資源時，您需要謹慎處理與此相關的以下風險。
一些額外資源的風險
- 新增資源的經驗應與專案需求相匹配，否則會導致工作質量低下。
- 所需的知識和技能應與專案工作所需的技能相當。
- 需要謹慎管理專案的預算，因為增加資源會增加專案的成本。
- 還需要有效分配工作，避免重複。
正如我們所討論的，在需要時擁有額外資源至關重要。但是，資源獲取並非易事，尤其是在矩陣式組織中，適當的談判是獲取所需資源數量的關鍵。
談判的藝術 – 關鍵作用
談判是指有效地進行討價還價以獲得所需資源的藝術。談判的程度取決於具體情況。
在矩陣式組織中，您必須與職能經理協商，而在其他情況下，您可能需要與您的贊助商協商。
讓我們討論一下，作為專案經理，您需要與誰協商。
職能經理 – 對於矩陣式組織，您需要與職能經理協商。討論資源數量以及他們在您的專案中使用資源的時間段。獲得批准，授權資源在您的專案中工作，直到他們從職責中解脫出來。
- 外部顧問 – 根據您組織的流程，專案經理可能不會直接與外部顧問打交道。許多組織設有指定的人力資源團隊來處理各種供應商、承包商以聘用外部資源。在某些情況下，人力資源團隊會直接從市場上聘用外部資源。
- 專案經理 – 有時您可能無法從資源池中獲得所需的資源，但其他專案中有一些佔用率較低的資源。在這種情況下，您需要與其他專案經理協商以獲取資源。
選擇合適的候選人
選擇合適的候選人是需要完成的關鍵任務之一。該決定對專案的成功有重大影響；一些錯誤的選擇可能會使您的專案面臨風險。在為專案選擇資源時，需要考慮許多重要的標準。
讓我們討論一下在選擇資源時需要格外注意的標準。
- 成本− 在繼續決策之前，瞭解您的專案預算。新增資源的成本不得超過預估預算。您需要根據經驗水平調整分配給不同資源範圍的預算。
- 可用性− 在選擇候選人之前，請檢查他們加入專案的日期。根據您的要求，應接受加入日期。此外，在資源開始實際工作之前，為培訓和知識轉移留出緩衝時間。
- 經驗− 確保資源的經驗水平與專案的需要相符。經驗不足的候選人在需要時可能無法展現所需的勝任能力。
- 知識和技能− 另一個重要因素是確保資源具備專案所需的知識和技能。您可能更喜歡那些之前在同類項目或工具中擁有工作經驗的資源。
- 態度− 行為評估是資源選擇中的另一個重要因素。新增資源不應擾亂團隊的運作。他們應該與團隊緊密合作，堅定地相信團隊合作。
除了上述標準外，在選擇候選人時，您還可以考慮其他一些因素。您可能需要一些具有現場工作知識和經驗的資源。此外，根據需要尋找在特定工具方面有經驗的候選人。
一旦選定了資源，請密切關注整個流程，直到他們加入團隊。在許多情況下，觀察到最終確定的候選人在最後一刻改變了加入團隊的計劃，這肯定會影響您正在進行的專案的工作。
有時，您可能無法獲得所需數量的資源來與現有團隊一起工作。在這種情況下，您可以從其他位置獲取虛擬資源。電子郵件、電話、視訊通話、網路會議等最新通訊技術的可用性使您可以輕鬆管理虛擬團隊。如今，許多公司更願意讓員工在家中工作。
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