提升專案效率的 5 個精益原則

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豐田的製造部門開發了精益方法，但很快人們意識到，專案經理可以在任何企業中使用精益理念來減少浪費和低效率。

從醫療保健到軟體開發，精益理念在保持競爭優勢的同時降低了成本。對於許多美國企業來說，精益是唯一能夠在全球範圍內與來自制造成本大幅降低的國家的競爭對手競爭的方式。

精益已被證明是一種有效的方法，可以管理一些最具挑戰性的行業中的團隊，包括軟體開發、製造和建築。該方法易於理解且在正確實施時可以快速產生影響，這在其中發揮了重要作用。

什麼是精益？

由於該理念專注於構建最有效的鼓勵發展的環境，因此精益通常被稱為“嚴格消除浪費”。為了將精益專案管理應用於任何團隊，管理者必須遵循精益的三個支柱。這三個支柱是識別浪費、鼓勵日常改進以及記錄這些收益。

精益實施是一個迭代過程，可幫助您識別對產品沒有貢獻價值的領域。必須多次執行一個流程才能完全消除浪費。

精益的另一個顯著特徵是其靈活性。它在各個行業都取得了成功，並且在專案管理中，這種方法隨著業務的發展而發展。隨著物聯網和工業 4.0 的全球採用，精益正變得越來越資料驅動。它與行業一起發展，以繼續為客戶提供卓越的價值。

精益的五個原則說明

精益原則最初由精益企業研究所的創始人於 1997 年提出，是整個方法的基礎。Womack 和 Jones 在他們的專案管理書籍“改變世界的機器”中，將五個精益原則作為提高工作場所效率的最終方案。

1. 確定價值

識別客戶的需求和期望是第一個精益理念。管理者必須進行廣泛的訪談和分析，以確定其客戶的需求。在新型產品的情況下，價值識別尤其重要。

客戶很少能清楚地表達他們的需求，管理者有責任讓客戶參與並瞭解他們的期望。

2. 繪製價值流

價值流識別有效執行專案所需的所有行動。這是精益專案管理的第二階段，指的是上一步中陳述的價值。

管理者可以透過準確地繪製整個價值鏈來發現低效率並嘗試消除它們。這使專案團隊能夠在節省公司資源以最大化收益的同時，為客戶提供最高價值。

3. 建立流程

在消除精益的浪費後，必須設計一個流程以確保專案的無縫執行。整個專案管理流程被分成離散的交付單元或里程碑，這些單元或里程碑逐步完成，直到流程完成。

為了最大程度地減少專案中的瓶頸和不可預見的延誤，確保價值流中的每個事件都能順利發生至關重要。此外，所有必要的資源都必須準時到位。

4. 建立拉動

保持庫存對於任何企業都至關重要，您無法承受在每個里程碑之後等待必要的資源或材料到達而浪費時間。相反，過多的庫存會導致成本增加和浪費。第四個原則考察了精益庫存和在製品中的兩個重要浪費和價值。

透過實施拉動並確保任何東西都不會提前處理或建立，可以降低儲存庫存的成本。這種策略摒棄了依賴預測和授權時間表的舊方法，催生了“及時”一詞。

5. 持續改進

精益專案管理的最終理念是不懈追求完美。管理者透過逐步改進和吸取錯誤教訓，確保他們的團隊在未來表現得更好。

在實施精益之前，為團隊做好變革準備

儘管精益管理建立在五個精益原則的基礎上，但在實施精益之前，您必須首先為團隊、部門甚至整個企業做好變革準備。

• 設定明確的目標

首先，您必須定義最終目標並將其傳達給團隊中的每個人。您希望在組織中使用精益流程實現什麼？

是否需要流程最佳化才能更快地交付產品？您是否試圖提高整個公司的盈利能力？或者您是否希望透過使其更具可持續性來保障公司的未來生存能力？

無論該目標是什麼，都必須明確定義。您可以解釋如何實現它，說服他人加入您的旅程，並透過消除可能出現的障礙來幫助他們。

• 培養精益思維

確定實施結果後，您必須在團隊中灌輸精益思維。

處理人的因素並讓每個人都參與進來可能需要大量的工作。您應該向團隊成員解釋精益，並確保他們從組織和個人角度瞭解其益處。

精益流程建立了一個共享領導力的環境，並消除浪費以提供卓越的客戶價值。這就是您的團隊成員承擔更多責任並努力持續改進的地方。當您的同事意識到這一點時，他們將更有可能歡迎這種改變。

至關重要的是，您要引領變革，而不是管理變革。

• 從小處著手，發現變革推動者

從一個團隊開始，逐漸在各個部門推廣精益技術，最終將您的公司轉變為精益組織。

如果您在大規模工作，則應組建一個來自多個團隊的臨時試點小組，一旦他們回到原來的團隊，他們將充當變革推動者。

例如，如果您有一個大型研發部門，其中許多團隊獨立運作，則應徵求每個團隊的志願者。

只選擇那些在其團隊中熱情且有影響力的人員，這是一個確保他們將成為有效變革推動者的絕佳策略（例如，高階成員、非正式領導者等）。在奠定堅實的基礎後，教授五個精益管理理念。

結論

為了成功實施精益，必須全面瞭解該理論。為了解決諸如“如何啟動精益專案？”之類的問題，我們建議首先了解 5 個精益原則。如果您想在您的企業中建立精益流程，則應：

• 向您的企業介紹精益理念，並確保每個人都瞭解預期的轉變以及它將如何使每個人受益。

• 首先區分增值活動和浪費活動。

• 在看板上描繪您為客戶提供的價值流。

• 透過消除或防止企業中的瓶頸，建立到客戶的無縫價值交付流程。

• 只有在有需求並且有空閒容量時才承擔新工作。

• 採用正確的文化以確保持續改進流程。