為什麼規劃對於成功的專案管理至關重要？

---

由蘇丹舒·馬尼先生領導的印度先進的“旺德·巴拉特”特快列車專案，在不到18個月的時間裡，僅花費97億盧比就完成了，而外部機構的報價為250億盧比。他將這個專案的成功歸功於他的團隊和背後的規劃。無論專案型別如何，規劃在降低風險、確定目標以及最終交付商定的原型方面都起著至關重要的作用。

根據PMI的資料，大多陣列織由於專案績效不佳，平均浪費了10億美元投資總額中的9700萬美元。因此，專案經理需要具備有效規劃專案的能力以確保成功。在規劃過程中，團隊需要定義專案的客觀目標和範圍，並確定實現這些目標所需的資源和活動。

在本部落格中，我們將深入探討專案管理的規劃階段，團隊在規劃過程中通常會錯過什麼，正確規劃的優勢，以及如何有效地規劃專案的成功完成。

規劃不足的潛在原因

俗話說：“不規劃就是計劃失敗”，這句話在處理專案時絕對正確。畢竟，在不清楚如何以及何時管理專案的情況下，管理專案是不可能的。但是，我們經常注意到，專案經理和高階管理人員為了專案完成而倉促地完成這一規劃步驟。以下是規劃不足的其他一些原因：

不切實際的期望

在規定期限內完成專案的壓力迫使專案經理設定不太可行的截止日期，這最終可能導致時間延長。

立即投入執行

專案經理和客戶共同希望的一件事就是產品的及時交付。由於缺乏耐心，大多數專案經理在專案分配後立即召集團隊，並引導他們進入執行階段。這不僅會影響結果，還會導致返工。

缺乏理解

由於沒有意識到規劃階段在專案管理中的重要性，專案團隊從衝刺開始，一旦團隊進入中期階段就會陷入困境。因此，始終務必瞭解專案管理的最新趨勢，並不斷提升技能以領導任何專案。

仔細規劃如何幫助專案成功？

既然您知道組織通常如何忽略規劃階段，那麼現在是時候瞭解為什麼規劃在專案成功中起著至關重要的作用了。

簡單來說，專案管理中的規劃和專案的成功是緊密相連的。規劃有助於確保專案按時、按預算完成，並讓所有利益相關者滿意。以下是規劃在專案管理中發揮關鍵作用的其他一些關鍵方式：

識別潛在問題和風險

規劃允許專案經理儘早預見潛在的問題和風險，並制定策略來減輕這些風險。這有助於確保專案按計劃進行，並及時解決任何問題。

有效分配資源

透過將專案分解成更小、更易於管理的任務，專案經理可以確保資源得到有效分配。這有助於確保專案按時且在預算內完成。

設定明確的里程碑和截止日期

有效的規劃有助於專案經理為專案設定明確的里程碑和截止日期。這有助於使專案保持正軌，並確保及時解決任何延誤或問題。

成本管理

為專案制定的完美的行動計劃會影響預算和成本管理。透過確定每個任務和活動所需的資源，專案經理可以建立詳細的預算，概述專案的成本。這有助於控制支出並保持在預算限制內。

有效的溝通與協作

規劃對於專案團隊內部的有效溝通和協作至關重要。透過明確定義角色和責任，專案經理可以確保每個人都知道自己的任務以及他們如何為整體專案目標做出貢獻。這有助於培養責任感和團隊合作精神，這對於專案的成功完成至關重要。

誰應該參與專案管理的規劃階段？

規劃階段是一個協作過程，應該讓不同群體的利益相關者參與其中。以下列出了應該參與的關鍵個人或群體，無論專案型別如何。

專案經理

專案經理負責領導規劃階段，並確保所有利益相關者都參與其中，並且計劃全面且可行。

專案團隊

專案團隊負責交付專案，應參與規劃階段，以確保明確定義其角色和責任，並擁有完成任務所需的資源和支援。

主題專家

主題專家是指擁有與專案相關的專業知識或技能的個人或群體。他們應該參與規劃階段，以確保專案的客觀目標和範圍與組織的需求相符。

利益相關者

利益相關者是指受專案影響的個人或群體，他們應該參與規劃階段，以確保考慮他們的需求和期望。當我們說利益相關者時，可能包括客戶、終端使用者以及其他對專案有既得利益的群體。

高階管理層

高階管理層應參與規劃階段，為專案提供指導、支援和監督。他們還應該瞭解專案期間可能出現的潛在風險或挑戰。

專案規劃階段應涵蓋哪些內容？

當我們說規劃對於任何專案都很重要時，您還需要了解規劃的方法。這意味著您必須沿著正確的道路前進才能到達正確的目的地。以下是一些您必須在規劃策略中包含的內容。

整合

必須透過考慮組織過程資產來制定專案管理計劃。這意味著專案經理從每個知識領域獲取單個規劃輸入，並將它們整合起來以建立一個可行的策略。

定義範圍

一旦從每個利益相關者那裡獲得輸入，下一步就是定義範圍，然後建立一個分解結構。

管理利益相關者

在這裡，專案經理收集利益相關者關於專案目標的要求，並試圖平衡他們在實現目標方面的期望。

時間安排

下一步是確定資源和工作時間。一旦確定這一點，就可以按順序制定適當的計劃。

成本管理

一旦完成資源和時間分配，就該估計整個專案的預算，同時考慮意外事件。

風險管理

完成最終計劃草案後，您需要注意識別風險並制定緩解計劃。您必須處理專案週期中可能出現的定性和定量風險。

結論

簡而言之，專案經理在專案成功的規劃中發揮著關鍵作用。他/她需要警惕制定可行的計劃，因為專案執行依賴於此計劃。因此，請花一些時間，放慢速度，並規劃專案的各個方面——風險、成本、資源、交付成果、里程碑和其他考慮因素。