什麼是 Microsoft Access 及其主要優點？

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機器讓我們的生活更輕鬆；即使您不瞭解應用程式的使用方法，您仍然可以使用技術來使您的工作流程更加順暢。例如，職場人士需要管理一天的資料庫，包括日常交易、發票、大小賬單等。此外，Microsoft 提供 Access 來幫助專業人士以系統化的方式維護資料庫。因此，Microsoft Access 是一種資料庫管理系統，它提供軟體來建立和管理業務流程，並將所有必要的資料掌握在指尖。

今天的文章將重點介紹 Microsoft Access 及其主要優點。

什麼是 Microsoft Access？

Microsoft Access 是一種資料庫管理系統，它結合了 ACE 或 Access 資料庫引擎和功能強大的圖形使用者介面。Microsoft Access 是 365 套件應用程式的成員，專為企業管理海量資料進行分析、控制和處理而開發。

1992 年，Microsoft 推出了它的第一個版本。自推出以來，使用者擁有良好的使用體驗。隨著時間的推移，Microsoft 開發人員對 Access 進行了升級，使其能夠產生更流暢的結果。

Microsoft Access 的用途是什麼？

MS Access 廣泛用於構建資料庫以幫助資料分析師。這是一種資料庫架構，允許定期處理海量資料。以下是 MS Access 的一些實際用途：

• 使用 Access，您可以管理賬戶和賬單

• Access 提供表格和自定義選項來儲存資料

• 您可以根據您的需求編輯或修改表格設計

• 資料庫可以幫助設計網站

• 儲存在 Access 中的海量資料庫有助於比較產品和服務，並有助於根據分析報告做出決策。

您可以在 MS Access 中儲存哪些型別的資料庫？

無論您的業務或客戶數量如何，您都可以儲存兩種型別的資料庫。它們是：

• 平面檔案資料庫 - 在這種格式中，您需要將資料儲存在純文字檔案中，並且無法建立多個表。

• 關係資料庫 - 在這種形式中，資料庫的儲存方式使其相互關聯。此外，資料的組織形式為行和列，相互支援。

MS Access 的元件是什麼？

管理賬戶是 MS Access 的主要元件。它是一個主要的會計資料庫，有助於保持發票和賬單的最新狀態，管理預算、貸記和借記交易等。如果您處理大量且多筆交易，則需要儲存所有這些資料系統，以便您可以計算公司使用的每一分錢。Access 就像您家庭的賬簿，但這裡的數量很大，並且您將獲得一個圖形使用者介面。

讓我們來看看它的元件並簡要討論它們。

表 - 在 Access 中建立的表以行和列的形式存在。您需要輸入準確的資料才能提取完美的計算結果。表的顯示類似於 Google Spreadsheet 或 Excel 表格，包括列標題和標題。

查詢 - 使用者在準備表後需要計算或輸出。這稱為查詢。透過查詢，您可以篩選度量、篩選未決資訊、更新新資料等。

宏 - 宏用於製作報表。它可以自動執行多個任務並獲得準確的報表。

關係 - 如果您新增多個表，則會在表之間建立關係。它遵循一對一、一對多和多對多的關係順序。

窗體 - 窗體是資料庫應用程式的使用者介面元件。您可以使用分類為繫結和非繫結窗體的窗體。

報表 - 報表在分析或審查資料庫後提供您輸入的資訊。稍後，您可以根據您的需求自定義或修改報表

模組 - 模組是由程式設計師在資料庫中建立的預定義指令。您可以使用模組來管理和控制您的資料庫。

Microsoft Access 的主要優點

讓我們看看 Microsoft Access 的一些主要優點：

易於安裝

MS Access 在您的 PC 上安裝所需時間最少。安裝完成後，您可以使用其完整的資料庫功能以及嚮導指南。即使您不是技術人員，您仍然可以輕鬆使用該應用程式並利用其優勢。

簡單的整合

整合很簡單，只需點選幾下，您就可以將其與 Windows 系統和其他 Office 套件整合。

管理海量資料

您可以分析大型資料庫。它允許您管理 2GB 的資料，包括資料庫物件。

與 SQL 相容

它提供與 SQL 相容的圖形介面。此外，您可以在宏和 Visual Basic for Application (VBA) 中使用其 SQL 語句。

輕鬆共享資料

Access 提供多使用者功能，最多可同時為 40 人啟用資料共享選項。他們還可以進一步編輯或修改與您共享資料的條目。最新版本的 Access 允許您建立 Web 應用程式，以便使用 Web 瀏覽器進行必要的更改。

自動化功能

該程式允許您使用宏來自動化功能。它還可以以數字或列印形式彙總資料報表。

各種模板和嚮導

Microsoft 在程式中提供各種現成的模板。如果您需要更多，您可以從 Microsoft 網站下載。這些模板和嚮導允許使用者使用預定義的表、查詢、窗體、宏和報表。

輕鬆匯入和匯出

MS Access 在“外部資料”選單選項卡下提供工具，允許您從多個來源匯入各種資料。例如，如果您有很多資料來源，如 Word、Excel、Web 瀏覽器等，您可以匯入它們。此外，它的“外部資料”選項卡允許您以不同的格式從 Access 匯出資料。

簡單的使用者介面

Access 具有吸引力的圖形介面讓使用者滿意。其簡單的功能允許您建立、管理、分析資料和準備報表。

經濟高效

MS Access 比 Oracle 或 SQL 伺服器便宜得多。

一旦您在 PC 上安裝 MS Access 並開始使用它，您就可以利用這些優勢。我們提出了一些有效使用 MS Access 的技巧。

使用 MS Access 的技巧

• 保持正常的表格

• 為每個表維護主鍵

• 表應該具有關係

• 為主鍵維護一個欄位和數字鍵

• 刪除不必要的子資料表

• 選擇最佳資料型別

• 必要時新增輔助索引

• 不要過度索引

• 進行備份

• 為多欄位索引組織小型索引

結論

MS Access 可以為您提供一個系統的程式來管理和分析您的資料庫，並允許您準備所有報表以檢查您的財務狀況。使用該應用程式並系統地組織您的發票和賬單。