關於財務文件管理軟體，你需要了解什麼？

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很多年前，紙質檔案和清單都是用小車和資料夾在車間各個工位之間傳遞。然而，隨著電子儲存的出現，這種情況不再必要。得益於企業內容管理、協作工具、文件管理和其他數字服務，無紙化辦公正在走向終結。但是，這並不意味著我們效率更高或組織性更強。

我們每天接收的大量檔案使得重要檔案丟失、處理不當或格式錯誤的可能性更大。在質量管理方面，混亂會導致不良事件、經濟損失甚至失業。

解決方案是文件管理軟體。由於標準化和集中的數字倉庫，文件管理徹底改變了大小型組織，使使用者能夠輕鬆共享、編輯和控制文件。

你如何理解文件管理軟體？

大型組織通常在不同站點和部門之間採用不同型別和方法來處理文件。如果沒有集中化的系統來確保統一性，建立和分發文件的努力往往會變得冗餘。

藉助此管理軟體，這些工作得到了整合，提供了一個單一的檢索和歸檔受控文件資源，這有助於輕鬆查詢檔案和生成報告。文件管理透過在網路上啟用基於角色的安全許可權來促進互動和協作。

使用者可以建立、編輯、連結和歸檔企業標準。可以將各種型別的文件輸入操作中，將某些檔案的處理和交付路由到關鍵人員，包括標準操作程式 (SOP)、最佳實踐、培訓材料和法規內容。

使用文件管理軟體的質量場景

企業質量管理軟體 (EQMS) 通常提供文件管理功能。文件管理軟體使閉環質量管理的概念成為可能——在價值鏈中整合跨職能反饋迴路的想法——因為許多 EQMS 功能需要標準化的文件和工作流程。

文件管理在以下流程中發揮著重要作用：

• 環境、健康和安全 (EH&S)

• 變更管理

• 合規管理

• 供應商質量管理

• 員工培訓

質量經理的文件管理指南

文件管理軟體目前擁有強大的市場，客戶和公司都在使用，但有很多原因導致質量組織需要比 OneDrive、Google Docs 或更多其他軟體所能提供的更多功能。

由於該解決方案作為閉環質量推動者的作用，功能通常以質量流程為中心構建，以便更自然地進行互操作。此外，獨立軟體供應商 (ISV) 已使用 IBM 和 Microsoft SharePoint 技術開發瞭解決方案。

文件管理軟體的優勢

您可以將紙質檔案數字化並將其安全地儲存在有組織的儲存庫中，以便在需要時快速檢索。輕鬆拍照、儲存、管理、處理、共享和跟蹤照片。

員工可以透過受控訪問、任務列表和電子郵件通知更有效地處理日常任務，並且決策者可以在此過程中批准、拒絕或請求更多資訊。

協作與生產力

• 透過將紙質記錄數字化並立即檢索，為員工和教職工提供他們需要的資訊。

• 透過以電子方式儲存客戶記錄來節省辦公空間。

• 使用面向公眾的電子表單快速捕獲和處理資訊請求、索賠表格等。

• 自動化應付和應收賬款以支援財務健康。

• 透過將其與您的客戶計費系統整合來最大化您現有技術的價值。

合規性、安全性和安全性

• 透過限制未經授權檢視機密文件來保護客戶隱私。

• 證明符合 HIPAA、薩班斯-奧克斯利法案和 GDPR 的要求。

• 使用最先進的加密保護資料、文件和線上通訊免受網路威脅。

• 自動執行保留計劃。

IT 和其他未來準備

• 開發一個使用者友好的解決方案，以滿足多個部門的需求，而不會增加 IT 的工作量。

• 制定故障安全災難恢復計劃，以應對自然災害。

文件管理趨勢

在銀行利益相關方在其 DMS 中偏好的首要質量中，易用性、靈活性以及可以與遺留基礎設施整合的簡單架構位居前列。使用最新的 DMS 是非銀行和銀行金融機構將其自身與競爭對手區分開來的絕佳方式。銀行業已將更多注意力投入到 DMS，這導致了各種趨勢，包括

網路安全控制軟體

為了在市場上競爭，DMS 產品應提供針對銀行機構主機上的網路攻擊的防護措施。一些文件網路安全控制提供商認識到這種市場需求，並開發了專門為銀行 DMS 設計的網路安全專用功能。

這些系統的一個關鍵網路安全功能是能夠保護或允許特定檔案型別和副檔名。為此，將檔案頭與所有上傳檔案列表進行比較。

有多種方法可以結合多種身份驗證因素。MFA 令牌應根據銀行的策略進行定製，以便成為他們的熱門選擇。

基於雲的協作

DMS 的商業案例已發生巨大變化，現在大多數機構都青睞它。由於雲能夠消除規模和可擴充套件性限制，因此銀行業務可以無限增長。

合併後的企業集團可以透過基於雲的協作創造發展和投資組合擴充套件的機會。由於消除了封閉網路，因此遠在國外的合作伙伴現在可以協作進行文件交換和交易跟蹤，而無需訪問封閉網路。

企業流程自動化

如今，文件管理軟體通常包括機器人流程自動化 (RPA) 軟體。使用經過 RPA 最佳化的程式，只需單擊一下即可執行文件和記錄跟蹤工作流程中的自動化任務。

該程式觀察人工處理，以幫助程式元件學習如何執行這些業務流程。資料科學家還可以使用自動化來挖掘企業 DMS 中的相關資訊。配備人工智慧增強功能的正確 DMS 可以讓低階資料工程師執行資料探勘，使小型企業能夠獲得與大型企業相同的功能。

結論

一些文件管理軟體提供各種功能和優勢，而另一些則專門針對某些任務量身定製。在為您的業務選擇最佳選項時，請考慮您如何開展業務。