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法學研究有效的採購技巧
如今，將工作外包給第三方供應商的情況非常普遍。你可能會問為什麼？一個簡單的理由是，當你檢視內部員工時——在服務方面——你並非總能找到合適的人才。但是，如果你的組織打算購買產品，那麼始終存在需要執行的“自制與外購”研究，以便為公司帶來成本效益。
採購產品或服務本身就是一門藝術。它需要大量的分析和研究才能確定合適的供應商。在本文中，我們將討論一些成功進行採購的成熟技巧。
普遍接受的採購流程
例如，一旦你的組織決定將專案外包給外部機構/組織，你需要評估能夠在規定的範圍、預算和持續時間內完成特定任務或工作的供應商。一旦你選擇了合適的供應商，就必須簽訂合同以執行所需的工作。這一過程中取得進展的第一步是投標人會議。
投標人會議
在投標人會議上，你需要召集所有潛在賣家開會，討論需求。賣家在提交投標前應清楚地瞭解需求。因此，會議組織者應公平對待所有人，確保所有賣家都能聽到各個供應商提出的問題以及買方給出的答案。組織者需要耐心傾聽他們的疑問，並對需求提供清晰的說明。通常，投標人會議透過線上會議電話和會議虛擬舉行。
一旦賣家澄清了他們的疑問並理解了需求，他們就會向你的組織提交他們的提案。這時，你需要評估各種提案以選擇合適的提案。
評估提案
在得出結論之前，有一些評估提案的選擇標準最佳實踐。以下是示例標準清單：
賣家的提案是否準確地解決了所有規定的要求？
與你的估算相比，提案的報價是否符合總成本？
賣家是否具備所需的技術技能，或者能否快速獲得這些技能？
評估風險承受能力，賣家是否有能力降低風險？
賣家是否遵循適當的管理方法以成功交付專案？
評估賣家是否有足夠的財務能力在按時完成專案時獲得資源？
此外，還要檢查賣家的過去業績及其成功率。
確認賣家是否已獲得完成工作所需資源的必要的智慧財產權和所有權。
因此，你需要應用來源選擇標準來選擇合適的賣家。對於複雜的採購，提案將提交給遴選委員會，專家們將集思廣益以選擇合適的賣家，並提交給管理層批准。
讓我們討論更多評估賣家的技巧。
- 你可以考慮組織內部或外部的獨立機構進行評估。他們將評估所有提案並推薦最佳賣家。如果提案的成本遠高於估計成本，則可以認為採購工作說明書不夠全面，或者供應商誤解了工作的實際範圍。
- 你還可以尋求來自工程、設計、質量、合同、法律、財務等各個領域的專家團隊的幫助來對提交的提案進行評估。
- 供應商的過去業績也是選擇背後的衡量因素之一。關注供應商表現不佳的領域，從而關注這些領域以確保成功完成。
談判桌
一旦選擇賣家，就邀請他來到談判桌，討論工作結構、需求以及其他條款和條件的每一個方面。
討論將包括買方和賣方的責任、商定的預算和付款計劃、整體
專案進度和質量標準、溝通渠道以及任何變更的指定許可權、許可和所有權、任何適用的治理法律以及其他此類適用的條款和條件。雙方需要在簽署合同之前就合同條款達成一致。
專案經理和團隊可能會在需要時提供關於專案技術性和其他要求的任何澄清。
談判之後下一步是什麼
談判結束後，是時候批准最終合同並將其授予選定的賣家了。合同是一份雙方同意的法律檔案，其中一方是服務提供商，即賣家，另一方是服務、產品或合同中商定的某種價值的接收者或買方。因此，根據你的工作領域，你可以選擇固定價格合同、成本可報銷合同或時間和材料合同。
一旦所有這些流程都完成了，不要忘記更新你的專案管理計劃，包括所有三個基準——成本、範圍和進度、溝通管理計劃和採購管理計劃。還要更新其他專案文件，例如需求文件、風險登記冊和利益相關者登記冊，因為供應商現在已包含在你的利益相關者列表中。
因此，在向供應商授予合同時，請使用這些工具和技術，這些工具和技術可以幫助你無歧視地選擇合適的供應商。為確保專案的順利進行，選擇合適的賣家至關重要。
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