高效專案管理的頂級技巧

---

專案經理經常會向高管或有專案經理經驗的人尋求建議，以高效地處理專案。我們瞭解這種困境。管理專案，尤其是在你承擔大量任務的情況下，並非易事。你的角色不僅僅是將任務分配給每個員工，然後把整個專案交給他們。

你必須準備專案章程，獲得高階管理層的批准，然後按照優先順序列表開始專案工作。所有這些任務都會對你的身心健康造成影響。雖然你或許能夠在截止日期前完成這些專案，但當你匆忙完成任務時，質量往往會受到影響。

有效的專案管理技巧

在這篇文章中，我們將分享一些適用於所有專案的有效的專案管理技巧。讓我們開始吧。

做好計劃

一旦你獲得主要利益相關者對專案的批准，下一步就是規劃。記住，你的專案管理的有效性取決於你的計劃。你的團隊遵循計劃來執行工作。因此，如果你的專案計劃不準確，或者沒有圍繞截止日期和員工的可用性進行安排，那麼結果就不會很好。

計劃包括專案的預算、時間表、所需資源和其他因素。當然，預算和時間表以後可能會改變。或者，利益相關者可能會要求其他更改，這可能會影響專案的範圍。但是，最好始終從計劃開始一個專案。

溝通是關鍵

清晰的溝通是成功交付專案的關鍵。經理負責與利益相關者和團隊溝通專案的目標、願景和使命。你必須對你的計劃也很清楚，以便每個人都瞭解自己的角色。

溝通不僅對經理很重要，你還應該鼓勵團隊進行開放式溝通。讓他們與同事討論專案的目標、規範和範圍。他們必須能夠自由地提問。在這裡使用專案管理工具非常有用。它可以幫助你管理你的員工隊伍，同時確保不同部門之間無縫溝通。

明智地選擇你的團隊

經理規劃專案並監督一切是否按計劃進行。團隊根據專案要求執行計劃。專案的成功取決於你的團隊。因此，在仔細評估他們的資格後新增人員。將他們的技能與專案要求相匹配，以便更好地瞭解他們是否適合這項工作。詢問每位員工是否同意分配的角色以及他們是否能夠按時執行其職責。

資格有時可能會具有誤導性。此外，並非所有專案都需要學士或碩士學位。你必須超越員工的資格，選擇在類似工作中擁有經驗的候選人。這可能需要你一些時間，但一個優秀的團隊可以改變遊戲規則。當你為工作聘用合適的團隊時，你很有可能獲得積極的結果。

使用專案管理工具

同時處理多個專案會讓經理和團隊不堪重負。他們被分配到不同專案中的任務對於團隊來說似乎非常混亂，而經理經常難以跟蹤分配的任務及其截止日期。這就是專案管理工具發揮作用的地方。

像HubSpot、nTask和Asana這樣的工具可以幫助輕鬆規劃多個專案。合適的工具將幫助你規劃多個專案，將工作分配給你的員工，密切監控截止日期，檢查專案的進度，與你的團隊溝通，共享檔案並獲取報告。所有這些功能都可以在整潔的儀表板上訪問。

委派你的責任

你不能單槍匹馬地處理所有專案管理工作。多工處理似乎有效，你可能擅長它，但有時，處理超出你能力範圍的工作會影響質量。委派你的責任將使你從你的團隊（具備資源並擁有所需技能）能夠更有效地執行的任務中解放出來。

這讓你有時間專注於其他關鍵領域，例如監控每個人的績效，與客戶聯絡以獲取最新資訊，以及與利益相關者溝通工作的進度。簡而言之，你將有更多時間用於只有經理才能處理的任務。

記錄一切

每個專案都必須有文件記錄，以便你更容易在接下來的專案中遵循相同的流程。經理負責記錄從開始到結束的所有內容，以實現有效和更順暢的管理。這一點很重要，這樣你不會錯過細節。你可以使用自定義模板來記錄你的專案工作流程。這應該列出專案要求、分配給團隊的任務、截止日期、預算、使用的資源和外包工作。你可以將此模板用於未來的專案。

識別風險

問題可能會在專案中途出現。如果你的準備不足以應對這些挑戰，它們可能會阻止你的專案，甚至可能導致失敗。風險評估至關重要，風險管理也同樣重要。

你應該在開始時識別潛在的風險。風險管理策略確保你能夠在風險干擾專案進度之前識別、分析和解決這些風險。當然，你無法識別所有風險，但是檢視之前的專案或你的競爭對手在處理類似專案時遇到的風險可以幫助你識別常見的風險。

進行專案事後分析

專案完成後，會進行專案事後分析，以找出專案的成功和失敗之處。它可以幫助你確定你是否達到了客戶的目標。即使是失敗的專案，也應該在每個專案之後舉行這次會議。

它讓你清楚地瞭解哪些方面沒有奏效，你可以在哪些方面改進，以及你如何在未來更好地規劃專案。要求每位員工參加這次會議並就整個專案發表他們的看法。

專案經理必須從一開始就監督專案的每一項任務和整個時間表。以上技巧將幫助你執行你的角色並高效地完成所有任務。