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法學利益相關者分析與利益相關者管理
專案經理在專案過程中無疑扮演著多種角色，而其中最具挑戰性的角色之一可以說是聯絡員。在多方之間充當調解人並非易事，尤其是在專案中每個個體都持有不同利益的情況下。對專案感興趣的這些個人就是利益相關者，他們可能會根據在專案中的角色影響專案的績效。因此，專案經理在專案中進行利益相關者分析和管理至關重要。
企業中的關鍵利益相關者是誰？
企業中的關鍵利益相關者是指對企業成功或失敗具有利益的人或群體。每個企業都有許多利益相關者，例如員工、股東、客戶、供應商以及其運營所在的社群。識別對企業有興趣的關鍵人員或群體，並考慮如何滿足每個利益相關者的需求，以鼓勵他們的支援和忠誠度至關重要。專案的利益相關者可能包括：
專案發起人
專案團隊成員
專案團隊之外的利益相關者
供應商（例如，承包商）
客戶（例如，終端使用者）
監管機構
需要注意的是，利益相關者不僅限於專案團隊成員。它包括任何受專案影響或對專案產生影響的人。這包括髮起人、資助機構、客戶和潛在客戶、發起組織的員工、發起組織的管理層、參與專案的任何其他組織的員工（例如分包商）、專案所需材料和服務的供應商、在該業務領域或與發起組織生產的類似產品或服務競爭的競爭對手。
因此，利益相關者通常分為三類：內部、外部和社群。內部利益相關者是指與您在同一公司工作的人；外部利益相關者是指您公司以外的人；社群利益相關者是指居住在您組織辦公地點附近的人。利益相關者群體的其他一些例子包括股東、員工、客戶、供應商、監管機構、承包商以及可能受專案影響的社群。
什麼是利益相關者分析？
利益相關者分析是一個識別利益相關者、瞭解他們的利益和關注點、確定管理他們的最佳方法以及實施策略以滿足其利益的過程。利益相關者分析過程始於瞭解誰是利益相關者。這不僅包括專案的關鍵發起人，還包括受其影響的人。利益相關者可以從個人和群體到組織。
它還涉及識別和分析每個利益相關者對專案甚至組織的潛在影響的過程。利益相關者是能夠影響或受專案目標實現影響的個人或群體。專案的成功取決於利益相關者參與過程的程度。因此，透過利益相關者分析，可以檢查個人、群體和組織對專案的影響，以及他們對專案成功完成的需求。
利益相關者分析使用的一些方法是什麼？
有相當多的工具、方法和高階軟體旨在改進、提高效率和輔助利益相關者分析和利益相關者對映。與任何其他分析一樣，利益相關者分析也從收集關於利益相關者的資訊開始：
“利益相關者是誰？”
“他們在組織中的職位是什麼？”
“他們在專案中扮演什麼角色？”
“他們的需求是什麼？”
“他們的優先事項是什麼？”
“他們的期望是什麼？”
“他們需要專案提供什麼輸出，以及何時以及如何提供？”
這些資訊將幫助利益相關者經理在整個專案中更好地管理利益相關者。與其依賴單一視角，如果利益相關者經理或專案經理在其他相關成員的幫助下完成利益相關者名單，則會更有效。這可以透過與其他專案經理或專案主題專家進行頭腦風暴來完成。另外兩種行之有效的有助於利益相關者分析的方法是：
RACI矩陣——RACI矩陣不僅有助於分類，而且在處理每個任務的責任時也能形成協議。該矩陣根據對特定任務的責任對人員進行分析和排列。它將利益相關者分類為責任人 (Responsible)、問責人 (Accountable)、諮詢人 (Consulted) 和知情人 (Informed)。
親和圖——親和圖可用於透過頭腦風暴、分組和根據角色、責任或興趣進行分配來對利益相關者進行分類。
什麼是利益相關者管理？
利益相關者管理是一個識別、分析和管理利益相關者的需求和期望以確保滿足其需求的過程。利益相關者管理是專案管理的關鍵部分。瞭解和理解所有利益相關者的需求和願望，才能交付成功的專案。利益相關者經理（通常由專案經理擔任）的作用是在專案期間協調不同利益相關者之間的合作。專案經理負責管理、協調和與專案的所有利益相關者溝通。利益相關者經理負責識別和了解各種利益相關者的需求，以及與他們溝通。利益相關者管理過程包括五個步驟：
識別並瞭解各種利益相關者的需求
與他們溝通
協商協議
管理期望
達成共識
如何處理利益相關者管理？
並非所有利益相關者都相同——即使在一個專案中，所涉及的利益相關者範圍也很廣，他們的知識、視角和經驗各不相同，因此重要的是要以不同的方式管理利益相關者。將利益相關者對映到影響、興趣和影響將有助於此過程。
溝通是關鍵——定期更新專案的過程和進度對於保持利益相關者的信任和支援至關重要。重要的是，利益相關者也需要了解他們的要求以及專案的進展情況。這反過來又驗證了他們對專案路線圖和時間表的期望以及專案成果。
基於事實的溝通更為重要——鼓勵利益相關者之間的溝通，因為它是一個消除誤解和錯誤認識的機會，即使是最細微的專案細節，如交付成果和責任。重要的是要以證據和資料進行溝通，以便每個人都能理解觀點，並在必要時提供額外支援。它還提供了在複雜的專案環境中非常需要的透明度。
利益相關者分析和利益相關者管理之間有什麼區別？
利益相關者管理和利益相關者分析都是服務於不同角色但具有相同目的的過程。利益相關者管理是識別、分析和考慮所有利益相關者利益的過程，而利益相關者分析是一種瞭解利益相關者利益的技術。在利益相關者管理中，組織將責任分配給個人，以確保照顧到所有利益相關者。而在利益相關者分析中，組織會分析其利益相關者並確定其需求和優先事項。
結論
專案經理應該對組織的文化以及對組織來說哪些價值觀很重要有充分的瞭解。他們還應該瞭解哪些利益相關者對組織最重要，以便他們能夠特別關注這些利益相關者。為了在其角色中取得成功，專案經理需要能夠識別和管理專案期間可能出現的利益相關者之間衝突的風險。他們還需要知道如何透過緩解或規避策略最好地解決這些問題，這就是為什麼透過進行徹底的利益相關者分析來建立利益相關者管理系統很重要，專案經理將為利益相關者管理做好準備。
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