如何管理利益相關者參與？

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如果利益相關者不瞭解那些影響他們生活的人，那麼很難說服他們購買你的服務或同意你的提議。專案經理最重要的技能之一就是參與和管理利益相關者。閱讀這篇文章，學習如何幫助自己。

當我們談論利益相關者管理時，我們指的是專案經理在整個過程中吸引人們參與的能力。然而，專案經理通常缺乏權力或權威。但專案經理不必為此擔心，因為他們能夠僅僅透過花時間與利益相關者合作來獲得信任和支援。

與利益相關者合作時，務必花時間瞭解他們的動機，瞭解是什麼激勵他們以及為什麼這些誘因很重要。認識到利益相關者管理的重要性可以幫助你降低風險，按時完成期限，甚至透過避免專案終止來保住工作。

管理利益相關者參與的關鍵原則

以下原則是在吸引利益相關者參與並保持專案一致性的關鍵。

利益相關者對映

在考慮一個專案時，重要的是要確定誰會感興趣以及如何最好地解決他們的擔憂。你應該在開始專案之前進行徹底的利益相關者分析。進行分析可以讓你獲得關於利益相關者的寶貴資訊，並使流程更容易。

瞭解你的內部利益相關者也很重要，例如你的核心員工、供應商和承包商、其他公司或聯盟以及投資者——他們是你的團隊中確保你成功的人。繪製你的內部利益相關者圖譜將讓你清楚地瞭解你已經具備了什麼，以及為了成功你還可能需要什麼。

衡量影響力

人們對你業務的影響程度是不同的。你應該花時間瞭解每個人的參與如何影響你的專案團隊或其他社群成員。級別較低的人通常只會支援你的專案，但級別較高的人可能會在你啟動之前更積極地參與塑造和管理。為了衡量他們潛在的影響力，請根據互動量表從低到高識別他們——

高——哪些利益相關者對決策、時間框架或結果具有重大影響力？

中——對專案感興趣，但影響專案變化的權力相對較低。

低——人們通常認為傳統出版商是真正的決策者，但他們沒有否決或影響專案結果的能力。

識別觸發因素

在處理利益相關者時，瞭解可能導致投訴的觸發因素以及如何減輕負面影響會有所幫助。瞭解這些情況可以幫助消除你的企業遭受客戶或利益相關者強烈抵制的一些原因。

確定可能影響你的專案或戰略的現有觸發因素，並利用我們的資料來確定可能的反應。確保評估它們的影響，並確定是否需要任何有針對性的溝通、緩解或替代方案。

尋找機會

作為一個組織，重要的是你應該關注所有利益相關者。是的，那些會造成干擾的人可能是優先考慮的。那些對你的專案持積極態度或可能從中受益的人也很重要！確定這些利益相關者，並考慮將他們爭取過來作為支持者。

積極的緩解

制定緩解計劃的第一步是確定利益相關者及其利益。在發現這些利益後，集思廣益，想出一些方法來減輕或消除它們的影響。這將包括確定你的可協商事項以及專案和你的整個業務的不可協商事項。考慮你的選擇的另一種方法是將它們分類為可以改變一致性、可以減輕噪音、可以改變建設或可以重新安排交付的方式。

你希望你的利益相關者接受你的緩解計劃嗎？如果你能讓關鍵人物參與進來，這將使整個過程更容易、更順利。

儘早諮詢

為了避免專案期間出現問題，重要的是定期舉行會議，以確保每個人都在同一頁面上。尤其是在專案的早期階段，需求、方法和任務不明確時更是如此。儘早諮詢將有助於瞭解利益相關者想要什麼和需要什麼，以便你可以協商出對所有相關人員都有效的解決方案。

人為因素

透過預期非理性、不確定和不可預測的行為，你們可以共同創造一種富有成效的關係。當你們彼此信任意圖時，結果會更加積極。

計劃它！

參與對於任何企業都至關重要，應該認真對待。為每一次參與帶來周到的計劃，包括對所有利益相關者的分析，有助於確保它不會損害企業。

人際關係將幫助你成長

識別和建立利益相關者關係是一種雙贏的局面。在有信任的地方，人們更願意合作，專案進展順利。識別你的利益相關者並向他們展示你能如何提供幫助將確保他們對解決方案充滿信心。此外，它還可以加快專案決策過程。

保持簡單

為意外情況做好計劃可以顯著提高專案交付效率。這是一個簡單的概念，但在實踐中卻出奇地少見，需要付出有意識的努力才能做好。

管理你的風險

每當啟動一個專案時，重要的是要確保所有利益相關者都得到充分的代表，並在決策中有所權衡。每個人都很寶貴，都可以對需要仔細考慮的潛在風險和機遇提供見解。

妥協

管理變化的第一步是確定令人滿意的結果的基線。這可以透過分析什麼最重要以及推動它來滿足專案發起人同意的需求和目標來實現。

理解你對成功的定義

如果一個專案失敗了，你需要理解原因，然後準備好按下神奇的啟動按鈕。

承擔責任

為了使專案成功，團隊中的每個人都需要參與並致力於有效溝通。這包括瞭解他們的角色和責任，並堅持正確的做法。良好的專案管理的工作是闡明利益相關者參與的角色和責任，以便所有參與者都能取得進展。

結論

管理專案時，至關重要的一點是獲得所有人的支援。你必須考慮每個利益相關者的威脅或機遇，並盡一切努力避免與他們發生衝突。利益相關者的參與應該儘早開始，你需要管理這個過程，以確保你的專案不會失敗。