專案失敗的屍檢

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有時，我們會實施最佳的專案管理策略來完成專案，但最終卻以失敗告終。當一個專案按計劃完成，沒有超出預算或錯過截止日期時，功勞歸於整個團隊。但是，當專案失敗時，責任則歸咎於專案經理。但究竟是什麼導致了專案的失敗？好吧，有很多原因。

它可能是工作質量差、資源不足或在專案管理的不同階段缺乏溝通。那麼，當一個專案沒有達到質量標準或花費的資源超過計劃時，您應該怎麼做？您需要進行專案事後分析，這包括識別您在哪裡做錯了，哪些地方可以做得更好，以及成本是否足夠。

什麼是專案事後分析？

專案並不總是像計劃的那樣順利進行。即使您成功完成了專案，在執行過程中也面臨著許多挑戰。這就是為什麼進行專案事後分析的原因。這是一個正式的會議，所有參與專案的人員，包括利益相關者，都分享他們對專案結果以及專案失敗之處的看法。這樣做也是為了避免將專案失敗的責任歸咎於某一個人。它包含了在專案過程中吸取的教訓，以便在未來避免重複同樣的錯誤。

為什麼專案會失敗？

專案失敗有幾個值得注意的原因。讓我們來討論一下。

專案不再需要了

當有需求時，您就開始著手一個專案。有時，由於預算有限、計劃變更或其他原因，您的客戶可能不再對同一個專案感興趣。這不是任何人的錯。問題是，接下來該怎麼辦？如果客戶在您完成專案一半時要求您停止，則記錄下您吸取的教訓。由於無法採取任何措施來啟動客戶的需求，因此您所能做的最好的事情就是確保未來的專案能夠更高效地進行。

資金不足

您在開始專案時可能有一個良好的預算，但不能保證在執行專案時預算仍然相同。資金不足的原因有很多。也許贊助商不再願意投資您的專案，或者您需要的資金比計劃的要多。為了避免這種情況，您必須在計劃專案預算時進行成本分析。這將幫助您估計專案結束時將產生的總支出。基於此，您可以選擇您的資金來源。

未能理解客戶的需求

在討論專案需求時，切勿猶豫向您的客戶或利益相關者提出多個問題。在一開始就澄清所有內容將使您更好地理解對您的期望。您可以將這些需求傳達給團隊，他們將相應地開展工作。

專案經理因專案失敗而受到指責的原因之一是缺乏對客戶需求的正確理解。他們不提問題，也沒有獲得關於如何執行工作的任何澄清。員工按照經理的指示工作。而當這些指示模糊不清時，員工就無法確保最佳質量。有很多案例表明，經理在他們的假設基礎上執行專案。請記住，詢問關於專案的基本問題不會打擾您的客戶或上級管理層。

如何進行專案事後分析？

作為專案經理，您可以進行非常有效的專案事後分析。繼續閱讀以瞭解方法。

使其成為強制性的

專案事後分析應該成為專案執行後遵循的標準做法，無論結果如何。僅僅因為您要討論和記錄吸取的教訓，並不意味著必須在專案完成後才進行事後分析。您可以在專案的任何階段進行會議，例如在每個里程碑之後。在總結之後，請您的團隊召集事後分析會議，並從頭到尾討論專案。

分發問卷調查表

此會議不應該持續超過一個小時。此外，大多數員工在這種情況下不會感到自在開口說話。分發問卷並要求您的員工匿名填寫，將使每個人都有平等的機會表達自己的想法。

它還讓人們有時間思考哪裡出了問題，而不是匆忙提出任何隨機的理論。例如，如果您未能按時完成專案，是什麼導致了失敗？是您為專案設定了錯誤的時間表嗎？還是經理將複雜的任務分配給了能力不足的人？這樣，您就可以專注於可能影響未來專案的大問題。

選擇一位調解員

專案事後分析的目標是確定失敗的原因。這完全是關於建設性反饋和識別可以改進的領域。必須有人仔細傾聽每個人的意見，並確保會議朝著正確的方向發展。到討論結束時，您必須對需要改進的領域有一個清晰的認識。調解員將使討論富有成效、專注和清晰。您不必將此角色分配給專案經理、主管或團隊中的某個人。任何願意自願的人都可以勝任。

遵循正確的程式

您從哪裡開始討論，以及如何結束討論？如果您之前沒有參加過專案事後分析，那非常簡單。您只需要設定一個清晰的程式，在每個專案完成後都遵循該程式。您可以從回顧開始。討論您為專案設定的目標。這不需要超過 5 分鐘。然後，回顧結果。最後一步是討論專案最終結果的原因以及哪些地方可以改進。

底線

專案結束後進行會議是為了回答諸如我們從這個專案中獲得了什麼成就、我們失敗的原因是什麼以及我們本可以做得更好的問題。如果正確完成，專案事後分析可以使您避免在未來的專案中犯同樣的錯誤。