工作設計：含義與意義

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將工作的具體任務分離並記錄下來的過程稱為“工作設計”。工作流管理是指將獨立的任務以有條理的方式組織成一個統一的整體，以實現一組共同的目標。人力資源經理的首要關注點應是在公司內部建立和維護職位描述。

什麼是工作設計？

工作建立遵循工作分析。工作分析規定了完成一項任務所需的技能、經驗和教育水平。另一方面，工作設計側重於如何最好地構建工作的職責，使其對員工和公司都具有生產力。人力資源管理最近引入了工作設計的概念。過去需要讓人力資源專家意識到工作設計對員工的生產力和士氣至關重要。組織不當的勞動通常會導致無聊、不快樂、高員工流失率、績效低下以及公司成本增加。換句話說，工作設計就是使工作適合員工技能和經驗的過程。

工作設計的技巧

包括

工作輪換

員工在企業內職位之間流動是一種常見的活動。這擴大了技能範圍，有助於讓員工瞭解潛在的新任務，並幫助他們透過多樣化的經驗學習。這些舉措可以提高員工的積極性和靈活的部署，從而易於替換參與者。最基本的工作設計型別是在相當簡單的作業之間快速輪換員工（一小時、半天、每天）。例如，麥當勞的員工有一天可能準備薯條，第二天烤漢堡，下一班接待顧客，然後在服務檯取飲料。

這種工作輪換的好處很多。由於每位員工必須定期將注意力轉移到新的活動上，因此首先降低了損壞的可能性。此外，重複性勞損（如腕管綜合徵）的發生頻率也可能降低。其次，隨著員工掌握了一系列職責，他們變得更加適應，能夠頂替生病或離職的員工。第三，從基層提升起來的管理人員能夠更好地瞭解整個業務的運作方式。工作輪換的主要缺點是每個職責都變得與其他簡單的職責一樣單調。

此外，績效和工作滿意度可能會下降。然而，一些研究支援輪換的積極影響，特別是在交叉培訓和為個人承擔更多責任做準備方面。無論如何，與不採取任何行動相比，工作設計是更好的選擇。

工作豐富化

工作豐富化是對工作設計中早期、更簡單的工作輪換和工作擴大策略的擴充套件。其理念是，為了激勵員工，必須創造工作機會，以提供成就、認可、責任、發展和成長的機會。這是赫茨伯格雙因素激勵理論的邏輯延伸。該策略包括“豐富”任務以包含這些要素。工作豐富化包括：設計包含更廣泛工作相關任務的工作、需要更深層次的理解和技能、賦予員工更多規劃、指導和指揮其績效的自主權和責任、以及提供個人發展和有意義的工作體驗的機會。工作量在垂直方向上增加；完成的事情不一定更多，但責任和義務更多。例如，員工將被賦予一個完整的任務迴圈來完成（工作擴大），並且值得注意的是，他或她將審查自己的績效（責任）並在其上打上個人標識（責任）。這將取代員工完成常規、專門的任務，然後將其轉移給另一個人，最終由檢查員進行檢查的做法。

從本質上講，在某些情況下，工作豐富化可能會阻礙員工的工作場所社交生活。考慮到一些可能的缺點，工作豐富化仍然是一種可行的策略。研究表明，它通常會產生積極的結果（更多員工滿意度和客戶服務、更少的員工負擔以及更少的員工錯誤）。一項研究表明，當員工從事具有挑戰性、要求高的任務，並且在具有支援性、非控制性主管的環境中時，他們的創新性要高得多。然而，管理層仍然需要謹慎地使用工作豐富化，並考慮細緻入微的人力和環境因素。工作豐富化的工作特徵模型是朝著正確方向邁出的一步。

工作簡化

工作簡化是工作擴大的反面，是一個例外。減少當前角色中的任務以縮小其範圍被稱為工作簡化。工作簡化是消除技能差異以產生一個更清晰的任務。當工作隨著時間的推移而增長，並因工作蔓延而變得難以維持時，可以使用它。

工作擴大

此工作設計程式將增加員工完成的職責數量。與沃爾瑪的收銀員或貨架整理員相比，銷售員的工作職責擴充套件到包括接待顧客、達成交易、協助信用卡申請、整理商品以及訂購更多庫存。擁有更多職責的員工可以使用更多技能來完成他們的任務。但是，擴大通常會導致生產力下降，從而降低工作效率。企業在低勞動力成本方面相較於全方位服務的百貨商店的優勢將很快且顯著地消失。然而，員工敬業度和滿意度的提高並非總是工作擴大帶來的結果。例如，現代裁員的主要結果之一是將更大的工作分配給組織中剩餘的員工。由於“下一個就是我”的擔憂以及工作量的巨大增加，倖存下來的員工比之前更不滿意，與組織的脫節程度也更高。

工作設計的重要性

工作規劃和工作組織採用整體方法來定義組織內部的任務、程式和相互關係，以平衡技術目標與企業及其員工的目標。在 20 世紀 70 年代，由於曠工、績效管理需求的增加以及大量新的員工規則的引入，從事人力資源管理 (HRM) 的人員難以創造新的工作。20 世紀 80 年代，新技術以及隨後生產成本向機器轉移的轉變導致工作場所發生了重大變化。當經濟衰退時，裁員變得必要。考慮到這些變化的背景，工作結構正在重新評估。20 世紀 90 年代的快速變化首次對設計工作和組織工作場所的最佳方式提出了質疑。工作再設計成為討論的重要話題。

工作設計的目標

這些是

• 促進員工對工作的熱情和滿意度

• 提高員工計程車氣和產出

• 透過確定需要額外培訓的地方來提高員工的能力

• 透過確定最需要培訓的地方來提高員工的績效。

• 解決員工敬業度方面當前存在的問題

• 確保更安全的工作環境

• 提高公司內部溝通方法的清晰度和有效性

• 最大限度地發揮員工在工作場所的潛力

• 減少不必要的監督、檢查和控制層級

• 透過建立嚴格的客戶服務標準。

• 透過減少浪費來最大限度地降低成本。

工作設計的指南

包括

• 明確定義職責並將它們組織成職能團隊

• 明確職位職責和期望

• 在職位說明中包含足夠的自由度，以便自己決定如何完成任務

• 為員工提供參與戰略規劃的途徑

• 詳細描述工作的條件，包括工作場所

• 員工敬業度提升

• 及時向員工提供績效反饋

• 及時認可和正確地支援員工

• 建立可靠的溝通機制，以便員工能夠提供有價值的意見。

績效目標

包括

質量

員工開發高質量產品和服務的能力會受到工作設計的影響。採取安全措施至關重要，但營造鼓勵員工尋找改進績效和減少錯誤方法的環境也同樣重要。

速度

高效地完成工作通常是工作設計中的首要任務。緊急服務人員快速響應緊急情況並可能挽救生命的能力在很大程度上取決於其工作的結構（他們接受培訓的任務種類、其批准程式中活動的順序、他們被賦予採取適當行動的自由度等）。

可靠性

第三，我們希望確保我們的產品和服務始終可以可靠地按需提供。例如，在郵政服務中，郵政工作人員服裝的“設計”、工作時間、多工處理能力以及由於適當的員工-機器介面設計而能夠正確使用分揀裝置的能力，都可以促進信件和包裹的可靠投遞。

適應性

能夠快速輕鬆地適應出現的新的情況。工作設計會影響新產品或服務、產品組合變化、數量變化和交付變化的空間。多技能員工可能更能勝任各種型號和產品的推出。

成本

費用任務設計的所有方面都會影響生產力，進而影響工作的成本。我們所說的“產出”是指每小時服務的客戶數量或每位員工生產的商品數量。工作組織方式也將對另外兩個更重要的目標產生影響。

健康和安全

無論工作設計做了什麼其他事情，都不得危及執行工作的人員、運營的其他員工、可能在場運營的消費者或運營生產的產品的終端使用者的健康和安全。

工作生活質量

提高員工的工作倖福感在評估工作績效時，應考慮工作安全、工作滿意度、挑戰、晉升機會、壓力水平以及對工作世界的整體看法。

重新設計工作

工作設計在不斷發展；影響員工績效的外部因素也在不斷變化。技術進步、對工作的文化期望、工作設計的工效學、組織實踐和個人因素都會影響人們在工作中的表現。預先存在的工作描述只會有效很短一段時間。為了反映新的事實和理想，必須重新設計職業。在重新設計期間，許多工作可能會被裁減，其職責可能會發生變化，並且可能會增加新的獎勵。

結論

工作設計透過簡化流程、建立公平的補償以及識別和消除浪費來提高效率。使角色和職責更加透明、簡化工作流程、消除冗餘任務以及增加員工責任都是好處。資源分配只是人員管理的一部分。這些因素影響著工作中的動力、承諾、額外努力和滿足感。透過工作擴充套件、豐富和轉換得到改善。