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法學如何首次郵件聯絡商業夥伴？
郵件已成為人們主要的溝通方式之一。由於它比任何其他溝通媒介都快，它已成為強制性的溝通媒介，但仍然有很多人會為正式目的起草非正式郵件，之後得不到回覆。
尤其對於官方用途，郵件已成為必不可少的溝通媒介。我經常收到來自學生、研究學者、應屆畢業生等的郵件。大多數郵件都存在嚴重的錯誤和疏忽。
本文將指導那些不瞭解首次向商業夥伴寫郵件禮儀的讀者。遵循以下幾點將幫助你起草一封能得到回覆的郵件。
發件人-收件人
傳送郵件之前，應瞭解郵件的接收者。瞭解該人的性質和職位。郵件應根據對方的情況進行起草。這類似於書信的概念，書信分為正式信函和非正式信函兩種。
然而，如今傳送的大多數郵件都是正式的，因為朋友和同事現在更喜歡透過訊息應用程式進行溝通。大多數郵件由於郵件的語氣而被刪除或未回覆。
何時使用“抄送”和“密送”傳送郵件
收件人（To）是你直接寫郵件的物件。抄送（CC）- 抄送副本，是你想要通知某人你正在向相關人員傳送郵件。密送（BCC）- 隱秘抄送副本，是你想要通知某人此郵件，同時隱藏你傳送郵件的物件和抄送物件。請務必正確理解這一點並相應地使用。
郵件主題
郵件主題是郵件中非常重要的部分。閱讀郵件主題應該讓人瞭解郵件的內容。很多人經常忘記在郵件中新增主題。沒有主題的郵件就像沒有頭的軀體。
幾乎很多讀者都會把這些郵件扔進垃圾箱。此外，主題最多應為 4-5 個字。郵件主題可以被認為是郵件的關鍵詞。請避免在“主題”中使用過多文字。你的主題必須簡短明瞭。
郵件正文
郵件正文是你有充分自由發揮的地方。按照以下幾點順序操作將幫助你起草一封精彩的郵件。
稱呼 – 人們總是在稱呼方面感到困惑。如果你知道對方的姓名或已經認識對方，你可以直接使用對方的姓名，並在前面加上“尊敬的”、“您好”或“你好”。如果你覺得需要尊重你傳送郵件的物件，你可以加上“先生”或“女士”。人們總是懷疑是使用“夫人”還是“小姐”。為了安全起見，使用“女士”。
簡短的自我介紹（因為你是陌生人）。由於你的姓名會在郵件 ID 中，你可以在簽名中新增，所以儘量避免在介紹中寫你的名字。在簡短的介紹中說明你的職位和組織就可以了。讓你的介紹控制在 1 或 2 行。
簡短的背景說明郵件的原因。你可以寫明原因和所有背景細節，這些細節可以回答“為什麼發這封郵件？”。讓你的簡短背景說明控制在 2-5 行。請避免在郵件中使用大詞、複雜的詞語和冗長的語句。
說明你的需求 需求是你期望從你傳送郵件的物件那裡得到的東西。讓你的需求明確清晰，這樣你就能得到你想要的合適的回應。
感謝 這是你可以表達感謝的地方。感謝閱讀你郵件的人。人們總是懷疑是使用“謝謝”還是“感謝”還是“謝謝你”。使用“謝謝你”比其他任何表達方式都好。
添加簽名
在這裡你可以提供你的個人資訊。採用以下格式的簽名會很棒。
- 員工全名
- 公司職位
- 聯絡電話（可選）
- 備用郵箱地址
- 辦公地址
- 社交網站連結（最好是領英）
傳送附件
至少有 50-70% 的人會忘記在郵件中新增附件，而他們可能在郵件主題中提到了附件。儘管 Gmail 具有提醒使用者此功能的功能，但某些官方郵件服務不具備此功能。
除非確實需要，否則絕不要在郵件中傳送 .exe 檔案作為附件，因為 .exe 檔案經常被垃圾郵件過濾器視為病毒，因此此類郵件會被阻止。建議在撰寫郵件之前上傳附件，因為人們往往會忘記新增附件就傳送郵件。
大多數附件都沒有有效資訊。如果附件很大，可以使用公共儲存（雲端儲存），而不是嘗試透過郵件附件傳送。
自動回覆和簡短回覆
大多數郵件服務都具有傳送自動回覆郵件的選項。自動回覆選項是為了幫助收件人在緊急情況下回復郵件，尤其是在此人不在辦公桌旁時。
人們經常錯誤地理解此選項，並在沒有任何適當資訊的情況下設定自動回覆。如果你定期檢視郵件（一天或兩天一次），最好避免使用自動回覆。
Gmail 推出了郵件服務的即時回覆功能。在使用此服務時應非常小心，因為它通常非常簡短，並且無法傳達所需的意思。根據傳送郵件的人的性質，可以使用簡短的回覆。
以上是一些在起草郵件時應理解和記住的要點。應該理解的是，郵件不僅能傳達資訊，也能作為正式溝通的歷史記錄。我希望本文能幫助讀者起草合適的郵件。
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