合規性：含義與意義

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每個成功的企業或組織的基礎都是其政策和程式。如果沒有框架或指南來規範預期行為和最佳實踐，公司的運營可能會迅速變得混亂，並受制於當前執行工作的人員的意願。那些瞭解情況的公司擁有充滿規章制度的手冊，每個人都遵循這些規章制度，但如果沒有遵守，即使是最周全的政策和計劃也等於零。如果想讓企業成功，就必須確保所有員工都遵守制定的準則。企業有責任確保其遵守適用於其領域的外部法規、規章或標準。隨著這些規章制度的演變，一些程式和政策指南會整合定期更新的第三方資訊。

合規性的含義是什麼？

工作場所對合規性的全面定義通常包含兩個組成部分。公司確保遵守所有適用的外部規則、法規和標準的過程被稱為法規遵從性。透過各種措施和倡議，可以實現對公司政策、流程和行為規範以及外部立法的遵守。兩種合規性法規對於確保公司及其員工的安全都至關重要。在極端情況下，聯邦政府可以透過處以罰款和採取法律行動來關閉不符合適用法規的企業。如果沒有正式的公司合規性程式，可能會導致組織混亂、效率低下和不道德行為。瞭解為什麼將倫理和合規性作為公司理念的一部分如此重要。許多企業都設有專門的合規部門，負責傳播和執行公司的規章制度。

在現代企業面臨的眾多問題中，合規性位居前列。合規性是指符合預定標準或規範的狀態，或者可能是達到符合狀態的過程。在軟體方面，“合規性”也可能指公司遵守法律及其行業設定的標準的嘗試。

企業的警惕性

合規性對企業來說是一個緊迫問題的部分原因是，需要企業不斷保持警惕，以確保其完全遵守所有適用的法律和標準。組織必須遵守合規性規範才能滿足其利益相關者和法律的要求。

2002年薩班斯-奧克斯利法案制定的法規

為了保護投資者和公眾免受類似的會計失誤和欺詐行為的侵害，在安然公司和世通公司的公開財務危機之後，制定了薩班斯-奧克斯利法案。該法案除其他外，還規定了企業必須儲存電子記錄的時間長度和格式。

HIPAA法案

1996年，參議院頒佈了《健康保險攜帶和責任法案》（HIPAA）。HIPAA的第二章行政簡化條款要求電子病歷系統符合標準，其中還包含安全保障措施，以維護資料隱私並保護患者。

多德-弗蘭克法案

《多德-弗蘭克華爾街改革和消費者保護法案》。這項2010年的立法旨在減少聯邦政府對金融機構的依賴，要求銀行公開透明和承擔責任，以更好地保護其客戶。

PCI DSS法案

支付卡行業資料安全標準 (PCI DSS)。2004年，Visa、萬事達卡、Discover和美國運通公司合作制定了支付卡行業資料安全標準 (PCI DSS)，以規範電子支付的安全。

FISMA法案

《聯邦資訊安全管理法案》(FISMA)。根據2002年頒佈的FISMA，所有聯邦機構現在都必須對其資訊安全系統進行年度評估。這樣做是為了使資料風險保持在可接受的範圍內。

OSHA

職業安全與健康管理局 (OSHA)。1971年，國會制定了OSHA法規，以確保美國工人的安全。

GDPR

歐盟新的資料隱私法 (GDPR)。2018年，歐盟通過了《通用資料保護條例》(GDPR)，以更新和標準化整個地區的資料隱私規則。GDPR的目標是確保收集個人資訊的企業以合理的方式進行，同時保護個人及其特徵資訊的隱私。

合規職位，包括首席合規官

首席合規官的主要職責是確保企業能夠有效地管理監管負擔並完成合規性審計。內部審計的具體內容取決於多個因素，包括組織從事的業務型別、是上市公司還是私營企業，以及企業生成、收集和儲存的資料的具體情況。除了處理合規性問題外，首席合規官的職責還包括識別企業面臨的風險並評估其風險預防系統的有效性。

合規性分析師

專門從事法規遵從性的分析師致力於確保企業處於良好狀態，併為可能出現的任何審計做好準備。

合規服務助理

合規服務領域的員工。該職位的首要職責是客戶問題的診斷、優先順序排序和解決。

合規主管

在這個職位上，您將確保所有監管和合規檔案準確完整，並符合所有適用的聯邦、州和地方法規。

合規總監

該職位確保企業遵守所有適用的法規和法律。他們負責處理和糾正可能出現的任何違規行為。

結論

人力資源 (HR) 包含企業中一些最重要的法律方面。為了避免法律糾紛，請確保企業遵守所有適用的法規，這些法規涉及平等待遇機會、反歧視、欺凌、員工福利、產假和加班補償。滿足隱私和資料保護法規要求的程式是 IT 合規性的一部分。還包括關於電子通訊和技術的內部政策。工資單、稅收和財務報告都是構成“財務合規性”的一部分。如果企業按時向政府繳納稅款，即使其他形式的不合規可能會導致法律糾紛，企業也可以繼續運營。公司必須保持財務透明度並遵守州和聯邦法規。每個企業都必須確保其所有活動都符合適用的法律、法規和行業標準。可以透過專門的官員或部門來識別和減輕合規性風險。遵守並證明已遵守關鍵法規需要建立堅實的政策、流程和可靠的記錄。