專案管理完整指南

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對於專案領域的新手來說，從頭到尾處理一個專案可能是一項繁瑣的任務。專案經理必須時刻關注，確保專案下的每一項任務都順利進行。經過時間考驗的專案管理流程幫助經理將專案分解成階段和任務，並有效率地進行管理。

處理專案的專案管理流程

專案管理主要包括5個階段：

專案啟動

這是第一個階段，您需要定義啟動新專案的目的以及專案將交付的業務價值的宏觀檢視。進行詳細分析以檢查專案的可行性。最後，將專案理念提交給利益相關者以獲得批准。

此階段的一個重要特徵是建立簡短的正式文件，稱為專案章程。

專案章程通常會解答有關新專案的一些問題：

• 專案的目的是什麼？

• 專案的範圍是什麼？

• 主要利益相關者是誰？

• 主要的限制和障礙是什麼？

• 專案的預算是什麼？

• 專案的團隊成員是誰？

此階段的重要性在於它有助於引導利益相關者，確保獲得關鍵資源並避免專案的主要障礙。

專案規劃

這是專案管理中最關鍵的階段之一，因為專案的成功取決於您計劃的完善程度。在此階段，專案經理決定如何執行、監控和控制專案。換句話說，您需要確定專案的“什麼、誰、何時、何地和如何”。它為利益相關者提供了成功的專案完成的清晰路線圖。專案經理需要在設定專案可交付成果、分配資源、制定專案時間表和建立任何支援計劃方面做到儘可能的細緻。

專案規劃的要素

• 設定計劃的範圍

• 將專案分解成更小的組成部分。（工作分解結構）

• 安排專案進度

• 規劃所需的資源

• 規劃專案的預算

• 規劃資源的採購

• 規劃專案風險管理

• 規劃專案質量管理

• 規劃團隊之間的有效溝通

專案規劃是一個動態過程，需要不斷調整，直到專案完成。專案計劃越詳細，就越接近現實。

專案執行

專案執行基本上是將您的計劃付諸行動。您將與所有主要成員舉行啟動會議，告知他們各自的角色和責任，並解釋專案的時間表。有人可能會認為這個階段很容易，您只需要執行您計劃的內容。正是在這種情況下，“執行差距”一詞變得重要。

執行差距

這是願景與現實之間的不匹配。當專案進展不符合計劃時，就會出現執行差距。這可能由於各種原因造成，包括資源分配過於樂觀、僅進行表面思考就設定計劃目標、利益相關者過度承諾、時間表計劃不切實際等。

專案執行成功的關鍵

明確定義專案目標

明確定義專案目標非常重要，這樣每個人都朝著共同的目標努力。為了確保這一點，專案經理不應依賴全面的專案章程讓成員閱讀。相反，經理應該利用啟動會議主動解決所有問題。

不要對時間表不切實際

在跨職能專案中，建議在將專案移交給其他部門時留出緩衝時間。讓其他部門瞭解專案的現狀和變化同樣重要，以確保他們在接手專案時不會盲目行動。

注意依賴關係

假設有一組任務，只有在完成這些任務後，才能開始另一項任務。這稱為任務依賴關係。同樣，還存在資源依賴關係，即任何缺少的資源都會阻止您開始下一步。這些依賴關係需要特別注意，因為它們有可能使您的整個專案停滯。

定期檢查進度

這不僅僅是啟動會議和結束會議。專案經理應經常監控進度，定期確保進行檢查，並不斷將專案推向正確的方向。不時向您的團隊成員徵求反饋意見也很重要。

專案監控和控制

專案監控是指持續跟蹤專案指標的過程，確保一切均按照專案要求和標準進行，每一筆成本都在預算內，專案滿足所有截止日期。持續監控對於獲得有關專案進展情況、哪些領域需要關注以及需要做出哪些決策來改善痛點的寶貴見解至關重要。

專案監控和控制步驟

瞭解專案基線

專案經理必須瞭解在專案規劃階段計劃的專案的範圍、預算和時間表。

這有助於在整個專案中衡量成功。

監控和控制

它包括定期評估專案的各種指標，並將它們與基線目標進行比較。專案經理應隨時向利益相關者通報情況。

進行必要的調整

沒有哪個專案可以完美規劃。每個專案都需要對一個或多個指標進行一些調整才能適應現實。應維護一份適當的文件，記錄專案計劃中所做的所有更改。

檢查成本、時間表和質量

專案經理必須時刻關注，以確保按時完成專案、專案在預算範圍內執行並達到預期質量。

報告

為了衡量專案相對於基線目標的績效，重要的是將所有資料彙總在一起，並在每個步驟完成後為專案準備一份成績報告。

專案收尾

這是您結束專案的階段，無論是因為您實現了目標還是未能實現目標。根據速度、準確性和質量等各種 KPI 對專案可交付成果進行評估。將與利益相關者舉行專案結果會議，報告專案可交付成果。

學習是這個階段的重要成果。專案經理瞭解團隊的能力，並且在下一個專案中分配任務時更有優勢。如果專案失敗，經理應反思錯誤，並嘗試在下個專案中避免這些錯誤。

結論

領導整個專案並非易事。將專案分解成小的可操作任務總是有幫助的。專案管理流程在這裡派上用場。整個過程分為 5 個階段，每個階段都相互依賴。您在一個階段的執行越好，下一個階段就越順利。細緻的規劃和持續的監控對於專案的成功大有裨益。