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法律研究什麼是工作場所資訊管理的作用？
什麼是資訊管理？
資訊管理 (IM) 是對一個或多個資產的統計資料的組織和管理，以及將這些統計資料分發給一個或多個受眾的過程。這正式要求那些擁有這些統計資料輔助或所有權的人。
資訊管理提供了利用最新和更高效技術處理資料的能力。這可能是自動化、運營解決方案、專家系統或任何有助於企業從其資料中獲得更多收益的高科技產品或服務。
資訊管理在工作場所中的作用
資訊管理使企業能夠實現多種目標。它改進合規性，降低風險並控制對關鍵業務資料的訪問。資訊管理在我們的組織中扮演著至關重要的角色。
以下是資訊管理的幾個方面：
控制記錄的建立
虛擬資訊管理系統可以幫助公司控制資料的形成和增長。如果沒有明確的策略來生成和記錄資料，工作場所可能會產生不受限制的紙質和數字記錄。
確保法規遵從性
許多組織必須遵守內部準則，規定他們如何處理客戶和公司資料。強大的資料管理系統提供執行法律法規合規性的指南，使企業能夠避免法律和經濟處罰。
降低運營成本
工作場所需要一個高效的資料管理系統來降低記錄儲存的成本。資料收集、分析、資料儲存、共享和銷燬都是資本密集型活動，尤其對於大型組織而言。資訊管理優先處理最重要的資料，從而降低整個資料生命週期中的成本。
採用新技術
資訊管理提供了採用最新和更高效技術來管理資料的能力。這可能是自動化、企業解決方案、人工智慧或任何有助於企業從其資料中獲得更多收益的技術產品或服務。
提高生產力和效率
良好的資料管理系統可以提高員工在日常活動中儲存和檢索所需資料的方式。它還可以更容易地透過多種渠道向多個接收者分發資料，使團隊能夠跨越時區和地點輕鬆協作和溝通。強大的資料管理系統可以幫助企業從其資料中提取可操作的見解來指導決策。
進行成本效益分析
資料管理系統的成本將包括安裝基礎設施、培訓員工、日常運營和維護的成本。有效的資料管理系統將帶來超過成本的益處。
實施和評估
如果成本效益分析為正，您將開始安裝系統並提供培訓和操作指南。您需要使用該系統的員工來提高他們的工作效率和績效。
幾個月後，您應該評估系統的效能，以確定它如何滿足目標，包括確保效益繼續超過成本。
記錄和檢索資料的更短時間以及更多地使用資料進行決策也是系統執行良好的跡象。
維護和改進
評估將顯示如何提高系統的有效性，並提供改進基礎設施和保留員工的機會。持續改進可以極大地促進公司實現短期和長期目標的能力。
資訊管理的關鍵領域有哪些？
資訊管理的五個關鍵領域是：_資料收集、儲存、分發、存檔和銷燬_。
這些關鍵領域中的每一個都在資料生命週期中有效管理資料方面發揮著至關重要的作用。
在此階段，我們必須考察企業如何收集資料，無論是內部產生還是外部產生，是電子形式還是紙質形式，是口頭、書面、音訊還是影片形式。
資料收集
在此階段，我們需要檢查企業如何收集資料，無論是內部生成還是外部生成，是電子形式還是紙質形式，是口頭、書面、音訊還是影片形式。
在此階段，建立必要的資料至關重要，以便控制儲存成本，避免查閱與企業治理無關的資料，並確保獲得的資料質量高。
儲存
我們必須確定在上一節中收集的資料將儲存在哪裡。基於紙張的文件應儲存在配備防火措施的物理檔案櫃中並進行整理。
另一方面，電子資料可能儲存在資料庫、檔案管理系統、ERP 系統等中。
分發
此步驟涉及確定如何分發資訊，以什麼格式，分發給誰，多久分發一次，以及透過什麼媒介，等等。
只有將資訊提供給合適的人員才能採取正確的行動，資訊才有價值。這是一個重要的步驟，因為它有助於專案的整體成功。
存檔
存檔是指以任何格式（包括數字和紙張）安全地儲存您不再經常使用的非活動資料，以進行長期保留。此類資料對組織仍然至關重要，需要保留以供將來參考或遵守法規。
您需要明確資料將被存檔的位置以及存檔多長時間。
銷燬
根據 GDPR、HIPAA 等多項法規和政策，資料不應保留或儲存超過必要時間，因此需要銷燬已過時的資料。
此步驟至關重要，因為它可以避免因不遵守多項法律法規而受到罰款和處罰，同時還可以降低儲存成本。
資訊管理中涉及的挑戰
在轉型中的各個國家/地區的組織和機構中對資料的需求急劇增加，這對所有專家來說都是一項重大挑戰。
然而，無論轉型中各個國家的具體情況如何，令人擔憂的情況實際上是巨大的。
以下是資訊管理中面臨的一些主要挑戰：
透過促進資料的使用並將其整合到組織流程中來最大化組織內資料的價值
具有戰略性而非功能性重點的資料服務
簡單、實用、有針對性、高效且同時在組織上可行的服務和產品
對資料含義（即資料驅動和組織績效之間的相互依賴性）的理解和強調
新興資料和電信技術的出現以及透過新技術實現的新服務專案的快速交付
在提供服務過程中加速教育和諮詢工作
活動的全面成本績效重點，服務和產品；
開發簡單、實用、有針對性、高效且在組織上可行的服務和產品（這需要相當大的專業知識）。
結論
透過使用資訊管理，管理者可以瞭解員工的績效，計劃新的想法和專案，然後實施這些想法和專案以獲得高利潤。他們設法降低運營成本並提高生產力和效率。
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