專案溝通計劃和策略對與專案干係人有效溝通的重要性

---

溝通是生活中各個方面的關鍵。無論是在個人領域還是專業領域，低估溝通都會付出代價。當溝通中斷時，代價高昂、耗時且危險的錯誤變得司空見慣。例如，美國國家航空航天局發現其一個團隊使用英制單位制，而另一個團隊則在同一個專案中使用公制單位制。這個錯誤導致美國國家航空航天局在經過 286 天的旅程到達火星後損失了 1.25 億美元的火星軌道器。因此，無論是初創公司還是像美國國家航空航天局這樣的巨頭，溝通的不可或缺性從未消失。

專案溝通計劃：簡潔的定義

簡單來說，我們可以將專案溝通計劃理解為一個概述，說明如何在整個專案中傳遞和傳播重要資訊，誰將是關鍵溝通物件，以及何時共享相關資訊。溝通計劃的前提應該是為專案中所有相關人員帶來價值，從利益相關者到專案經理、管理人員等等。

專案溝通計劃應涵蓋以下方面：

• 何時 - 例如，我們將每週三上午 10 點與客戶溝通

• 如何 - 我們將透過 Zoom 會議進行溝通，連結將提前共享

• 誰 - 參與專案創作的團隊以及客戶方的利益相關者將參與其中

• 什麼 - 會議的目的是評估專案創意方面的進展，併為客戶提出潛在問題或議題提供機會

專案溝通計劃的重要性

在當今時代，專案溝通至關重要，因為它保證了專案按計劃、按時、按預算進行。此外，出色的專案溝通計劃還可以確保所有利益相關者瞭解專案的進展，從而提高客戶滿意度。如果沒有有效的溝通計劃，問題和議題可能會變得猖獗。

例如，溝通不暢會導致諸如生產力下降甚至企業財務損失等問題。但是，一旦制定了溝通計劃，許多基本問題就會得到緩解。此外，同樣的計劃也可以在未來進行調整並再次使用。此外，如果沒有足夠的專案溝通計劃，幾乎不可能讓所有責任方瞭解專案不斷變化的狀態。

缺乏透明度，最終會導致效率低下和適得其反的決策，從而阻礙相關專案的目標實現。透過強大的專案溝通策略，可以輕鬆地在專案的各個方面保持透明度，以確保做出最佳決策，從而有效交付專案。

既然我們已經瞭解了什麼是專案溝通計劃以及它為什麼重要，那麼讓我們深入瞭解一些有效的策略。

制定完美專案溝通計劃的六大技巧

選擇一個專案管理平臺

建立優秀專案溝通計劃的第一步是邀請企業內部專案團隊以及客戶在特定平臺上共同協作。專案管理平臺將確保所有與專案相關的溝通都集中化。因此，每個人都會確切地知道在哪裡獲取最新資訊。

確定溝通的“如何”和“何時”

制定與利益相關者有效溝通計劃的第二步是確定如何以及何時傳遞所需資訊。存在多種方法可以溝通專案。從視訊通話到電話和麵對面會議，選項很多。您還可以利用電子郵件和其他工具。

此外，值得注意的是，您不應僅限於一種溝通方式。事實上，多種溝通方式的融合可能更有幫助。例如，您可以先召開專案啟動會議，然後透過電話或電子郵件傳遞後續資訊以進行日常溝通。

委派職責

為了確保專案以正確的速度推進，並讓所有參與者（包括客戶利益相關者）瞭解專案的細節，預先委派職責至關重要。首先，將任務分配給團隊成員是簡化流程的絕佳且萬無一失的方法。當每個人都知道下一步該做什麼時，管理工作量的負擔就會減輕。

定義聯絡點 (POC)

制定優秀專案溝通計劃的第四個技巧包括定義聯絡點。瞭解資訊如何以及何時接收至關重要，但同樣重要的是知道“誰”將成為傳遞資訊的第一線。定義聯絡點使內部團隊的責任清晰明瞭，同時也告知客戶在整個專案期間的主要聯絡點是誰。

工具達成共識

隨著專案溝通計劃開始成形，獲得所有相關人員的認可至關重要。例如，如果您已決定專案中的每個人都將使用專案管理平臺，而有些人只使用電子郵件溝通，那麼最終可能會導致某種爭議或溝通中斷。因此，必須就將用於溝通的工具達成普遍共識，以便無縫維護資訊渠道。

建立和共享常規

最後但並非最不重要的是，建立與客戶利益相關者進行有效來回溝通的溝通計劃的一個重要步驟是制定一個可以與所有參與專案人員共享的時間表。時間表可以包括預期交付日期、任務分配人員、下次會議時間等內容。

總結

因此，我們已經概述了專案溝通計劃的重要性，以及制定最佳計劃以與客戶利益相關者進行無縫溝通的技巧和竅門。