如何在 Excel 中防止單元格出現空白或缺失條目？

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我們都知道 Excel 是微軟提供的一個非常強大的應用程式，我們用它來分析、組織和視覺化我們的資料以提取有用的資訊。所以假設我們在 Excel 表格中工作。現在，在 Excel 表格中工作時，可能會留下空白，例如，留下空白行。因此，Excel 的內建函式無法正常工作。

因此，您將學習在單元格中留出空白如何導致各種問題，因此我們將學習**如何在 Excel 中防止單元格出現空白或缺失條目**。

空單元格造成的一些問題

• 我們的資料將無法得到正確的分析。通常會導致結果不準確。

• 它還會導致各種格式問題。

• 此外，包含空白的 Excel 表格對於我們與之共享檔案的人來說難以理解。

資料示例

現在，為了說明這個問題，我們將以一個簡單資料集為例。該資料集包含一些學生及其課程和獲得的 GPA 的列表。

防止 Excel 中單元格出現空白或缺失條目的方法

如上圖所示，資料與學生相關聯。有很多方法可以防止 Excel 中單元格出現空白或缺失條目。在本教程中，我們將介紹 3 種非常常見且最佳的方法，透過這些方法可以防止 Excel 中單元格出現空白或缺失條目。我們可以用來保護這些資料的方法如下

使用資料驗證

這是我們可以用來防止 Excel 中單元格出現空白或缺失條目的一種非常簡單的方法。資料驗證是 Excel 中一個非常強大的功能，用於設定規則並控制使用者可以輸入到單元格中的內容。要使用此方法，以下是**步驟**

• 首先，選擇要應用資料驗證的單元格。

• 選擇單元格後，轉到**資料**選項卡。

• 在“資料”選項卡的“資料工具”組中，單擊“資料驗證”。

• 現在，在“設定”選項卡中，“允許”下拉選單中，選擇“自定義”選項。

• 現在，在“公式”選項卡中，使用公式“**=LEN(A3)>0**”（這裡我們使用 A3 因為在我們的例子中這是我們的第一個單元格）。

• 現在單擊“確定”以應用資料驗證。

使用條件格式

在前面的方法中，我們已經瞭解瞭如何使用資料驗證來防止 Excel 中單元格出現空白或缺失條目。現在我們將學習另一種簡單的方法，透過該方法可以防止單元格中出現空白條目。此方法稱為條件格式。要使用此方法，以下是**步驟**

• 首先，選擇要對其應用條件格式的單元格。

• 現在轉到“開始”選項卡。

• 在“開始”選項卡的“樣式”組中，轉到“條件格式”。

• 從“條件格式”的下拉選單中選擇“新建規則”選項。

• 現在，在此之後，轉到“使用公式確定要格式化的單元格”在“選擇規則型別”標題下。

• 在此對話方塊中，我們可以看到一個欄位可用作“格式化此公式為真的值”。因此，在此欄位中輸入公式：=L1(A3)=0（這裡我們使用 A3 因為在我們的例子中這是我們的第一個單元格）。

• 現在我們可以選擇要應用於空白單元格的格式樣式。

• 最後，單擊“確定”按鈕將條件格式應用於所選單元格。

使用公式

公式是 Excel 中一個非常強大的功能，用於執行各種數學計算、返回值或資訊、更改單元格內容等等。因此，為了防止 Excel 中單元格出現空白或缺失條目，我們可以使用一些特定的公式。這些公式的一些示例是

• **IF 函式**: IF 是一個條件函式，用於在條件為真時列印一個值，如果條件為假則列印第二個值。因此，我們可以輕鬆地使用此函式在單元格為空白或為空時顯示訊息。例如“=IF(A3="", "值缺失", "")”。

• **COUNTA 函式**: COUNTA 函式用於計算包含某些值的單元格。因此，我們可以輕鬆地使用此函式來計算包含某些值的單元格。例如“=COUNTA(A3:A9)”。

• **ISBLANK 函式**: ISBLANK 函式用於檢查單元格是否為空。如果單元格為空，則返回真，反之亦然。因此，我們可以輕鬆地使用此函式來計算那些為空的單元格。我們必須將此函式與 IF 函式一起使用。例如“=IF(ISBLANK(A3), "請輸入值", "")”。

結論

希望您已經學習並瞭解瞭如何在 Excel 中防止單元格出現空白或缺失條目。在這裡，我們學習了 3 種方法，如下所示

• 使用資料驗證。

• 使用條件格式。

• 使用公式。

這 3 種方法都非常易於實現。因此，請使用它們，如果您能與我們分享一些可以防止 Excel 中單元格出現空白或缺失條目的一些新方法，我們將不勝感激。您可以在下面的評論部分留下您的建議、查詢或任何新想法。