管理虛擬團隊時需要考慮哪些因素？

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隨著越來越多的企業將數字技術融入辦公環境，現在許多專業人士都能夠在家工作。雖然在家工作有很多優勢，但管理者經常會從制定成功的規則和流程中獲益，以提高線上生產力。透過學習良好的管理技巧，您可以幫助您的遠端團隊成員更有效率和積極地工作。

什麼是虛擬團隊？

虛擬合作的員工群體在工作時間內大部分討論都在線上進行。這些平臺可能是專案管理工具、電子郵件、即時通訊程式或其他促進協作的工具。虛擬團隊通常由遠端員工組成，也包括公司招聘的外部顧問和自由職業者。由於許多專業人士可以在舒適的家庭辦公室線上完成大部分工作，因此團隊無需實際聚集在一起即可遠端運作。

領導虛擬團隊的益處

掌握領導虛擬團隊的策略可以幫助您在許多方面受益，例如：

• 責任制 - 建立監控虛擬團隊發展的方法可以幫助確保他們完成任務。您可以透過設定目標和明確預期來確保員工履行職責。

• 協作 - 透過虛擬團隊合作，您可以提高協作效率，從而提高團隊生產力。您的團隊可以透過讓每個人都能隨時回答問題、解決問題或提供反饋來提高能力。

• 生產力 - 在遠端工作時保持生產力可能包括承擔個人責任和尋找動力。作為管理者，確保您的團隊成員專注於工作可以幫助他們實現時間表或其他績效目標。

領導虛擬團隊的建議

為了讓您的遠端員工和承包商更高效，請使用以下虛擬團隊管理技巧：

瞭解您的團隊成員

即使您從未有機會親自見面，仍然有方法瞭解您的團隊成員。嘗試將您招聘的任何新員工介紹給其他員工。為了瞭解他們的情況，您可以問他們一些關於私人生活的問題。更好的是，讓他們回答一些關於他們對食物或未來旅行目的地的偏好的趣味問卷。讓新員工感到受歡迎可以激勵他們做出貢獻，鼓勵團隊成員互相交流也可以做到這一點。

建立常規的溝通渠道

為了與您的員工建立頻繁的溝通，嘗試每天與他們交談或發訊息一次或多次。您可以讓他們知道您隨時可以與他們交談，或者只是花一點時間解答他們的疑問。您可以透過為您的溝通建立一個結構來保持組織性。例如，您可以邀請團隊成員直接向您傳送訊息，如果他們有一個一次性的問題。如果他們有一個更詳細的問題，您可以要求他們傳送電子郵件。

對更私密的溝通方式持開放態度

雖然即時訊息和電子郵件非常有用，但考慮定期使用更私密的溝通渠道。電話交談後，進行更深入的對話可能更容易，這有助於您和團隊成員更好地瞭解彼此的性格。此外，您可以使用視訊會議軟體安排會議，以便每個人都能看到和聽到對方，並體驗彼此的非語言訊號和語音語調。這種更私密的對話可能會導致更好的理解和團隊成員之間更牢固的聯絡。

進行績效評估

面對面工作時，您可以更容易地監督您的團隊，因為您可以看到他們在做什麼。由於它們可以幫助您的員工更好地瞭解他們的進展，因此績效評估對虛擬團隊非常有益。嘗試安排與您的每位遠端員工會面，以便您可以回顧他們的優勢和劣勢。為了讓人們做得更好，討論他們的職業目標並明確他們的期望。

舉辦團隊建設活動

有很多方法可以促進遠端員工之間的團隊合作。如果您想與大家一起玩一個有趣的線上遊戲，可以舉辦一個知識競賽之夜。您也可以只是透過影片聊天交談來建立更牢固的聯絡。在您的群聊中釋出每週的破冰者是另一個建議。員工可能會喜歡向同事透露個人資訊。

選擇合適的工具和方法

為了更有效地管理工作流程，遠端團隊可以使用各種專案管理工具和溝通平臺。隨著遠端工作的日益普及，您可以擁有各種工具和資源。嘗試進行一些研究，以找到最適合您團隊的工具。列出您想要的優勢和功能，同時也要考慮您公司的預算。軟體或專業系統可以滿足您的需求。

設定工作時間

與虛擬團隊合作時，可能會有來自不同時區的員工。因此，讓員工知道您期望他們工作的幾個小時至關重要。為了確保您的團隊成員的工作日略有重疊，以幫助溝通和合作，您可能需要員工在特定範圍內開始他們的工作日。如果您的工作場所允許更靈活的工作時間安排，請努力參加計劃中的會議，以培養合作感。

肯定他們的成功

考慮在公開聊天中慶祝團隊成員的成就，或透過給他們頒發獎勵來鼓勵團隊成員保持參與並培養社群感。這可以讓您的團隊成員感到受到重視，並給他們機會互相瞭解。如果團隊成員知道您欣賞他們的努力，他們可能會更有動力努力工作並超越目標。

虛擬團隊可能面臨的問題

選擇最佳答案

雖然這個問題有很多不同的方面，但新的和現有的虛擬團隊都可能遇到困難。虛擬團隊的管理者必須主動創造溝通文化、部署合適的技術、定義清晰的流程以及組建理想的團隊成員，以幫助減輕其中一些問題。當這些方面都得到解決時，一起處理任何問題或專案都會容易得多。

建立可靠的團隊

當虛擬團隊信任他們的管理者並感覺管理者也信任他們時，運營高效的遠端工作就容易得多。利用促進合作、交流思想和開放溝通的策略，將有助於在團隊內部建立信任。此外，它將幫助每個人協調他們的優先順序，併合作實現公司和個人目標。

確保高產出

說到缺乏信任，在家工作的機會存在一種偏見，那就是人們的生產力會降低，或者根本不工作。雖然有些員工可能會發現情況確實如此，但許多其他員工在虛擬團隊中工作效率最高。虛擬團隊經理應使用行之有效的虛擬工作技術，併為每個人建立透明的流程和標準，以確保每個人的成功。建立責任制可以確保任務的完成。

建立清晰的行動方案

正如我們之前提到的，虛擬團隊中偶爾會出現一些疏漏；但是，在使用可靠專案管理工具的虛擬團隊中，這種情況發生的頻率要低得多。虛擬團隊的一個優勢在於，工作可以在任何地方完成，每個人都可以快速協作並瞭解其他團隊成員正在做什麼。為了確保工作順利進行，團隊領導應該經常檢查專案的進展情況。

無論您目前是否已經實施了在家辦公流程，或者正在計劃建立一個，您可能已經擁有了最完善的虛擬團隊支援解決方案。