將混亂轉化為成果——如何處理多個專案？

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專案經理的工作是最複雜的工作之一。每個專案都帶來一組新的挑戰和一個新的團隊。經理不僅需要了解專案的相關基礎知識，還需要圍繞截止日期、預算、員工的可用性狀態和其他因素來計劃整個專案。有時，您必須同時處理多個專案，以確保所有任務都能完成。

但您知道，無論專案複雜程度如何，同時處理多個專案都是可能的？您只需要正確的管理策略，就可以順利進行。

處理多個專案

在這篇文章中，我們將討論一些同時管理多個專案的有效技巧。讓我們來看一看。

計劃和優先順序排序

計劃是專案成功完成的關鍵。僅僅知道您必須在特定截止日期前完成專案是不夠的。重要的是，您需要準備一份專案章程，其中列出所有任務以及預計的截止日期和整個專案所需的預算。您應該每天至少花一個小時進行專案計劃。請記住，如果您計劃得當，您的團隊將能夠在沒有錯誤的情況下執行專案。

在建立列表時，請優先考慮任務。檢視哪些任務需要緊急完成。您可以為每個專案設定提醒，以便您可以隨時瞭解截止日期。這樣，您就會知道哪些專案必須首先完成和交付。檢查任務列表，並優先處理那些需要最少時間且易於完成的專案。

在一開始就進行任務分配

每個員工都應該從一開始就知道自己在不同專案中的角色和職責。您還應該為反饋和審批設定一個日期，因為在處理緊急專案時，這些往往會被忽視。將您的職責委派給員工將使您的工作更容易。您可以使用專案管理工具（例如 nTask）來確保每個員工都瞭解和理解他們的職責、專案的截止日期以及描述。

保持靈活

因此，您已經根據每個員工的頻寬和技能分配了職責。但是，您在專案開始時設定的優先順序可能會隨時改變。專案經理和團隊必須足夠靈活，能夠根據這些變化進行工作。

這就是為什麼需要一個集中式系統。在那裡，您可以清楚地瞭解哪些員工被分配了哪些職責、待處理任務的更新以及優先順序列表中的更改。您可以評估這些指標，並將職責重新分配給有空承擔更多工作的員工。

確保有效的溝通

團隊中的每個人都應該知道每個工作何時完成。他們應該瞭解跨部門的工作。這使他們能夠隨時瞭解專案的進展。溝通不暢會對專案產生負面影響。當您的員工不知道優先順序列表中的截止日期為何發生變化以及職責為何重新分配時，他們將無法正確地執行他們的工作。

不僅團隊，利益相關者也需要定期瞭解不同專案的進展情況。使用提供有關工作狀態定期更新的專案管理工具是讓每個人瞭解每個專案的最簡單方法，而無需手動更新每個人。

管理人力資源

專案的成功很大程度上取決於您如何管理您的員工隊伍。大多數專案失敗是因為經理沒有充分利用員工的才能。有些員工承擔了他們無法按時完成的任務，而其他同樣有才華的員工卻工作量很少。

在一次只處理一個專案時，管理團隊很容易，但是如果有多個專案具有相同的截止日期，則需要使用專案管理工具。瞭解員工的工作狀態將幫助您避免錯過截止日期。檢查每個專案、不同的任務、每個員工被分配了多少任務等等。您可以相應地更改每個任務。

注意專案時間表

經理在同時處理多個專案時報告的常見問題是延遲。一次處理多個任務很困難。您必須優先考慮其中一個，而您沒有首先完成的那個就會被延遲。當您不注意專案時間表時，就會發生這種情況。每個專案都有一個截止日期。

您需要根據這些截止日期安排每個專案中的任務。詢問您的團隊他們可以處理多少工作，並相應地分配工作。任務不僅會延遲，而且在同時處理多個專案時很難保持質量。您需要非常謹慎地對待截止日期和任務分配，以確保充分利用員工的技能，並按需完成每個專案。

儲存您的工作流程

假設您剛剛完成了本季度的專案，現在您要開始為下一季度做一個類似的專案。但是您不知道您是如何管理第一季度的工作的。因此，您無法複製工作流程。重要的是從一開始就跟蹤您的工作流程，並儲存以清晰格式說明所有任務的模板。

這將幫助您將此模板用於未來的專案，尤其是在您一次處理多個專案時。保留此模板，並在您整合新策略或新增更多角色時進行更改。此外，允許您的整個團隊訪問此模板，以便每個人都能有效地管理專案。自定義此模板並將其用於所有專案。

結論

管理具有不同需求和截止日期的多個專案並非易事。經理通常必須為團隊分配多個職責，並且他們可能需要加班加點才能按時完成所有工作，而不會影響質量。對於一系列待處理的專案感到不知所措是很正常的。以上技巧將幫助您將混亂轉化為一個具有明確規範的計劃良好的專案。