專案結束實施的最佳實踐

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專案的計劃需要花費大量時間和精力，因此有時會忽略專案的結束同樣至關重要。即使專案正式結束，仍然有很多工作要做。關於專案管理，完成一個專案不僅僅是完成交付成果。正式的結束階段確保所有未完成的事項都得到解決，檔案得到簽署和授權，承包商得到付款，每個人都步調一致，即使這看起來可能很費力或不必要地繁瑣。

透過成功的結束和移交流程，專案的目標得以實現，利益相關者感到滿意，專案的成果得以保護。本博文的目的是重點介紹專案完成和向運營移交的最佳實踐。

什麼是專案結束？

在專案管理生命週期中，專案結束是至關重要的最後階段。團隊在專案結束時評估交付成果，將其質量與預期的專案結束結果進行比較和測試。然後，將交付成果提供給專案的客戶。

專案生命週期的結束階段是專案管理的最後階段。所有交付成果都已完成並正式移交，所有支援檔案都已簽署、授權和儲存。

結束專案的 7 個步驟

1. 進行最終測試

從事新產品或功能釋出的團隊會發現這個初始階段最有幫助。在正式結束專案工作之前，執行最終測試以確保您的最終輸出穩定並按預期執行。這一點至關重要，因為效能在釋出後通常會發生變化，尤其是在您的產品提供給大量消費者時。在產品釋出之前，預測產品在規模化後的表現通常很困難。

2. 驗證專案的完成情況

接下來，確保專案已完成。您不能僅僅宣佈專案完成。在您能夠正確關閉專案並繼續前進之前，所有相關人員都必須同意專案已完成。

如果您忽略此步驟，您可能會繼續收到（並獲得報酬）客戶的修改請求。從專案利益相關者處獲得正式簽字，並批准專案交付成果（即，所有利益相關者必須同意您已履行專案計劃的所有方面），以證明專案已完成。為了證明專案結束已獲得正式批准，請確保記錄此步驟。

3. 通知您的員工後續行動

接下來，向您的團隊傳送一封信，說明您的收尾策略。告知他們後續行動，例如您將如何處理或轉移任何未完成專案交付成果的所有權。

此外，讓您的團隊瞭解他們應該參加的任何與利益相關者的最終聚會或回顧會議。現在是讓您的團隊知道您是否希望他們參與事後分析的時候了，以便他們做好準備。

4. 釋放資源

您為專案組建了一個團隊，現在是時候讓他們離開了。由於這個正式而重要的流程，他們可以繼續下一個專案。每個團隊都是為了他們為專案提供的各種知識和專業技能而組建的。每個專案都會略有不同，這體現在為執行專案而招募的團隊中。專案決定了您希望與之合作的團隊成員。

內部和外部資源都具有這種特性。由於您與他們簽訂了合同，並且該合同將有一定的期限，因此外部資源可能更清晰。確保在所有事情完成後，他們都已全額付款，以便他們可以離開並簽字。

5. 進行事後分析會議

專案結束流程中最重要的階段之一是事後分析或專案審查。此時回顧專案的成就、挫折和困難可以幫助您發現未來可以改進的領域。

為了收集有關專案進展情況的反饋，請對專案管理團隊進行調查或召開會議。這些反饋將提供對專案績效更全面的瞭解。然後，您可以根據專案的績效和反饋，確定未來的可能性和經驗教訓。從評估專案的績效開始您的事後分析。換句話說，根據成本、時間和質量計算專案的績效。

6. 歸檔檔案

舊專案有很多經驗教訓可以教給我們，因此您在專案期間經常與團隊會面並在事後進行反思。但是，如果您沒有一個可以訪問早期資料的存檔，那麼您獲得的任何資訊都將由於管理和組織效率低下而丟失。不要丟失您努力建立的優秀的專案文件。

在宣佈專案完成之前，請存檔所有檔案以及任何評論和資料。即使您從未檢視過，也需要為公司中的其他人保留專案完成工作的紙質記錄。

7. 慶祝成就

如果您認為這很荒謬，那說明您沒有盡職盡責。獎勵員工以表彰他們出色地完成工作並非荒謬。結束階段已經實現，這就是這個專案階段的全部意義所在，但它也播下了一顆種子，這顆種子將在您與以前團隊成員合作的未來專案中開花結果。

如果專案沒有正確結束會發生什麼？

未完成的專案使您無法利用機會從其流程和結果中學習。下次啟動專案時，您更有可能遇到相同的問題，並且團隊的積極性也會降低。

如果專案沒有結束，就不會吸取任何教訓，團隊的努力也不會得到認可和讚賞。無論專案是針對內部受眾還是外部公司，您的客戶也可能對結果不滿意。無論它多麼符合專案要求，或者您的交付成果多麼迅速地到達您的客戶，情況都是如此。

無論您的時間限制、繼續下一個重要事項的壓力，還是渴望迴歸到日常工作中，成功結束一個專案都會增加您在當前工作中未來成功的可能性，並且可能還會增加您和您的團隊成員職業生涯的成功可能性。

結論

如您所見，專案結束涉及多個步驟。它甚至可能看起來毫無用處或令人不堪重負。但是，有效的專案管理需要正式的專案完成。當您對專案有任何疑問時，它為您提供了一個隔離的、組織良好的位置進行檢視。此外，它有助於隨著時間的推移最佳化流程。