PMBOK® 專案管理流程

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專案管理是一個複雜且廣泛的領域，面臨著可預見的挑戰。這使得理解和保持流程的一致性變得困難。新的專案經理常常誤以為自己不理解下面提到的流程組，而實際上他們只需要更仔細地回顧一下。這就是專案管理知識體系 (PMBOK) 出現的原因。讓我們進一步瞭解它。

PMBOK 的流程組

專案管理協會 (PMI) 制定了 PMBOK，這是一套專案管理的指南和原則。它包含推薦的實踐和標準原則，用於組織您的專案。它還使用每個專案經理都能理解的通用術語。PMBOK 是專案管理的聖經。這是一本詳細的文字，內容遠遠超出了專案進度或質量管理的概述和描述。它們將有相應的流程來處理任何規模的專案。

PMBOK® 指南將流程定義為“一系列相互關聯的動作和活動，用於建立預先指定的產出、服務或結果”。指南接著指出，流程是完成工作的方式。

流程組是您需要做的事情，知識領域是您需要知道的事情。矩陣格式將流程與其對應的流程組和知識領域聯絡起來，涵蓋所有 49 個流程。

當您需要執行一個流程時，首先需要一些東西。您需要流程中使用的工具和技術以及先決條件。一旦所有東西都設定好並準備就緒，您就可以開始您的流程。一旦完成，您將獲得一個或多個顯示流程完成的內容（或直到下次出現問題）。

流程組將幫助您以系統化的方式完成專案，確保仔細考慮每個方面。它包括傳統的五個步驟流程：啟動、規劃、執行、監控和控制。此外，它使用一種不太傳統的專案管理形式——因此即使是新的專案經理也可以輕鬆地瞭解正在發生的事情。

啟動

如果您的專案獲得批准，您將使用的第一個流程組是開發組。該組有兩個主要流程——為您的專案制定章程和確定關鍵干係人。

雖然仍然沒有設定要求，但此流程有兩個結果。專案章程檔案和干係人登記冊有助於確定誰將參與您的專案。例如，干係人可能是對專案有既得利益的員工、客戶或專案成員。他們可能負責業務的一部分，或在您公司的董事會中擔任席位。最後，我們提供有關與他們溝通頻率的建議。

專案章程應該是什麼樣的？這份三點清單分享了良好專案章程的基本要素。

專案章程的一些關鍵組成部分：

• 所需資源

• 干係人

• 關鍵里程碑

• 成本估算

• 依賴關係

規劃

PMBOK®第六版中的專案管理流程為專案管理提供了一個全面的框架。PMBOK®中的規劃流程定義了專案的宗旨、目標和關鍵成功因素，這些因素確定了利益相關者的需求和要求，並確定了工作範圍。

執行

大部分預算支出和實際交付成果都發生在執行組中。這也是專案中大部分集體工作發生的地方。

為了執行專案，有必要分配資源。這包括溝通、風險應對和利益相關者參與等任務。重要的是，各組要設定明確的期望和目標，衡量結果，並對時間表負責。

專案經理收集所有與專案相關的資訊並對其進行指導和管理。他們還負責管理專案知識，包括詳細的需求文件、會議記錄和經驗教訓。他們在整個專案中努力獲取資源和管理團隊。

監控和控制

監控和控制流程中有很多流程。它們發生在專案的不同階段，以確保您擁有足夠的監督。監控和控制流程還將識別和減輕任何潛在問題，這可以使專案更順利，並提高所有流程的質量。

專案管理的結果很大程度上取決於其充分監控和更新專案的能力。當這些基本工具得到正確使用時，專案中發生的錯誤很難導致更多的超支和錯誤。進度管理通常透過某種軟體來完成。

收尾

專案管理的最後步驟之一是驗證所有最終交付成果是否已被接受和確認。這包括確保所有必要的文件都已最終確定並存儲。一旦所有事情都已處理完畢，就可以收尾了。這通常發生在專案生命週期的末尾。

PMBOK 的優勢

PMBOK 方法提供了一個模板，您可以輕鬆地將其複製到任何專案中。包含的流程組將確保所有資源都能充分利用時間並最大限度地提高效率。

在管理專案時，瞭解各種流程如何協同工作非常重要。經驗豐富的專案經理會確切地知道哪些流程需要首先完成，並相應地進行協調以獲得最大成功。專案經理必須擁有獨特的技能組合，並在每個流程及其與其他流程的互動方面擁有專業知識。