Microsoft Visio - 使用組織結構圖嚮導

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雖然您可以使用“圖形”窗格中的不同圖形手動建立組織結構圖，但Visio還提供了一種從外部來源自動匯入組織資訊的方法。在本節中，我們將瞭解如何從Excel電子表格中的資訊匯入資料。

在Excel電子表格中建立資訊

建立一個Excel電子表格或使用現有的電子表格，其中包含標題行中一些用於建立組織結構圖的重要資訊。重要資訊包括員工、職稱、經理和部門。“員工”和“經理”欄位是必需的，其他欄位是可選的。

此外，您還可以包含一個名為“Master_Shape”的欄位，該欄位指示要為特定員工使用的確切圖形。請注意，Visio需要使用名稱“Master_Shape”欄位才能為員工指定特定圖形。

啟動組織結構圖嚮導

有兩種啟動組織結構圖嚮導的方法。第一種方法是從“新建”選單的“模板”部分使用“組織結構圖嚮導”。

另一種方法是，如果您已經建立了組織結構圖，則可以使用功能區中“組織結構圖”選項卡的“組織資料”部分中的“匯入”命令。

如果您需要將背景格式應用於組織結構圖中的所有頁面，則推薦使用第二種方法。第一種方法會建立所有必需的頁面，但是您需要分別設定每個頁面的格式，如果您的組織規模很大，這可能會很繁瑣。

無論哪種方式，組織結構圖嚮導都會出現，您可以在其中指定組織結構圖的功能。

使用組織結構圖嚮導

組織結構圖嚮導的第一個螢幕提供從檔案選擇現有資訊或手動輸入資訊的選擇。在本例中，我們將選擇第一個選項。單擊“下一步”繼續執行嚮導中的下一個螢幕。

在接下來的螢幕中，您可以選擇儲存組織資訊的來源。它可以是Microsoft Exchange Server上的位置、本地文字、CSV或Excel檔案，或符合ODBC的資料庫源。選擇第二個選項，然後單擊“下一步”。

現在，輸入Excel檔案的路徑，然後單擊“下一步”。

在此螢幕中，“名稱”欄位下拉列表中，選擇Excel電子表格中包含員工名稱的欄位。在“向…彙報”欄位下拉列表中，選擇Excel電子表格中表示主管的欄位。如果姓名和名字在不同的欄位中，請在“名字”下拉列表中指定包含員工名字的欄位。

Visio將組合姓名和名字欄位以生成員工的全名。單擊“下一步”繼續。

“資料檔案列”框列出了Excel檔案標題中存在的所有資料欄位。您可以透過選擇所需欄位，然後單擊“新增”來選擇需要顯示在“顯示的欄位”部分中的欄位。新增所需欄位後，單擊“下一步”。

在下一個螢幕中，您可以選擇圖形資料應基於的欄位。圖形資料欄位將類似於上一步中選擇的欄位，因此在大多數情況下，您可以保留原樣。如有需要，您還可以新增任何其他欄位。

在接下來的螢幕中，您可以選擇是否包含員工的圖片。如果您以與員工姓名相同的格式標記了圖片，則可以指向包含所有員工圖片的資料夾的位置。或者，您可以選擇不包含任何圖片。

在此螢幕中，您可以選擇如果有很多跨越多個頁面的員工，在一個頁面上可以顯示多少組織資訊。您還可以選擇允許Visio自動跨頁面分解組織結構圖。確保選中“跨頁面的超連結員工圖形”和“跨頁面的同步員工圖形”。單擊“完成”以最終建立組織結構圖。

單擊“完成”後，Visio將開始處理來自Excel電子表格的資訊，並根據嚮導中指定的引數建立組織結構圖。您將看到一個進度指示器顯示建立的狀態。